فارغ از کوچک یا بزرگ بودن کسب و کارتان، ERP می تواند مزایای بی شماری را برای شرکتتان داشته باشد. برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، مجموعه ای از برنامه های قابل تنظیم است که به کسب و کارها کمک می دهد تا بتوانند فرآیندهای خود را یکپارچه و مدیریت کنند. در این مقاله، به بررسی مهم ترین مزایای نرم افزار ERP برای کسب و کار می پردازیم.

ERP نرم افزاری است که برای سهولت کارکرد های روزانه سازمان از لجستیک (logistic) تا مدیریت طراحی شده است. بدون ERP، هر بخش شرکت دارای یک سیستم مجزا خواهد بود که متناسب با وظایف و اهداف آن بخش خاص می باشد. سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، عاملی کلیدی در یکپارچه سازی کسب و کار یک شرکت می باشد و تقاضای گسترده آن نشان می دهد که چقدر این نرم افزار برای یک سازمان موفق حیاتی است.

سیستم های ERP چگونه کار می کنند؟

در ابتدایی‌ ترین مفهوم، نرم‌افزار ERP ابزاری است که پایگاه‌ داده اطلاعات شرکت را متمرکز می‌ کند، وظایف معمول را بصورت خودکار انجام می دهد و فرآیندهای تجاری را ساده می‌ کند. یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستم های نرم افزاری مختلف را برای سازمان های بزرگ به هم متصل می کند. بدون سیستم ERP، هر بخش دارای یک سیستم خاص است که برای وظایف متمایز بهینه شده است. چنین نرم افزاری ارتباط و به اشتراک گذاری اطلاعات را بین بخش های مختلف آسان تر می کند. هدف نهایی در استفاده از این نرم افزار، بهینه و یکپارچه سازی عملیات است و به دلیل ماهیت ماژولار بودن، تعامل بین فرآیندها و بخش های مختلف شرکت را تسهیل می کند. درنهایت، این اهداف می تواند منجر به افزایش درآمد و کارایی و در عین حال بهبود ارتباطات در کسب و کار شود.

نرم افزار ERP منحصر به فرد است و بسیاری از جنبه های مختلف یک تجارت را در بردارد. ERP اطلاعات مربوط به وضعیت و فعالیت بخش های مختلف را جمع آوری می کند. با این حال توصیه می کنیم، اگر علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد سیستم های ERP هستید، ما در مقاله “ERP مخفف چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟“ از وبلاگ آوین آویسا، به طور جامع به تعریف آن می پردازیم.

مزایای نرم افزار ERP:

اکنون که اصول اولیه را پوشش داده‌ ایم، زمان آن رسیده است که به چرایی پیاده‌ سازی نرم‌ افزار ERP در سراسر جهان و مزایای استفاده از سیستم ERP بپردازیم.

سیستم های ERP برای بسیاری از سازمان ها همانند یک دارایی هستند. اجرای فرآیندهای تجاری روانتر با یکپارچه سازی و محافظت از اطلاعات شما، همچنین خودکار کردن فرآیندها و تولید گزارش های قابل فهم از جمله مزایای ERP است. با این قابلیت ها، عملیات روزانه و برنامه ریزی بلندمدت شما کارآمدتر می شود.

در زیر چندین مورد از مهمترین مزایای استفاده از سیستم ERP آورده شده است:

1. صرفه جویی در هزینه ها

برای صاحبان مشاغل، قانع‌ کننده‌ ترین دلیل برای خرید یک سیستم ERP این است که هزینه‌ های کلی را کاهش می‌ دهد. اتوماسیونی که در مورد آن صحبت می کنیم، می تواند بسیاری از هزینه های اداری و عملیاتی را کاهش دهد یا حتی از بین ببرد. به عنوان مثال، ورود دستی داده ها یا فرآیندهایی که به دنباله های کاغذی طولانی نیاز دارند، اغلب با این نرم افزار حذف می شوند. به جای وارد کردن دستی داده ها، این برنامه به شما این امکان را می دهد که یک بار آن ها را وارد کرده و به بخش های دیگر منتقل کنید. همچنین می توانید اقدامات اضافی مانند تهیه گزارش، تخصیص فاکتور، حقوق و دستمزد کارمندان و غیره را ساده کنید و با این حال در وقت خود صرفه جویی کنید.

باید توجه کرد، بسته به نیاز کسب و کار، یک ERP می تواند از چند صد دلار تا صدهزار دلار هزینه داشته باشد. با این حال، اگر به درستی اجرا شود، این یک سرمایه گذاری ارزشمند است که در دراز مدت باعث صرفه جویی در پول شما می شود. راه های بی شماری نیز وجود دارد که یک سیستم ERP می تواند هزینه های شما را کاهش دهد. به همین دلیل است که این راه حل ها اغلب دارای بازگشت سرمایه سریع هستند.

2. دید کامل و اطمینان از داده ها را فراهم می کند.

دستیابی به اطلاعات شفاف و قابل اعتماد از مزایای کلیدی نرم افزار ERP است. نرم افزار ERP با ایجاد دسترسی آسان به داده های هر بخش، امکان دسترسی کامل به هر فرآیند حیاتی در کسب و کار را فراهم می کند. به عنوان مثال، با دانستن دقیق وضعیت میزان موجودی، می توانید سرمایه در گردش خود را در سطح دقیق تری کنترل کنید.

علاوه بر این، در دسترس بودن تمام اطلاعات شرکت در یک مکان متمرکز، امکان بالا رفتن همکاری و تکمیل کارآمدتر وظایف را فراهم می کند. درنهایت، گردش‌های کاری منسجم‌ تری را فراهم می‌ کند و به فرآیندها اجازه می‌ دهد تا با حداکثر کارایی بررسی شوند.

3. گزارش دهی و برنامه ریزی را بهبود می بخشد.

پیاده‌ سازی نرم افزار ERP، به این معنی است که سازمان شما یک سیستم گزارش‌ دهی واحد و یکپارچه برای هر فرآیند دارد. با داشتن یک منبع واحد همانند سیستم ERP، می توانید به راحتی گزارش ها و تجزیه و تحلیل های ارزشمندی را در هر زمان تولید کنید. این نرم‌ افزار به شما امکان می‌ دهد تا عملکردها را در بخش‌ های مختلف، تجزیه و تحلیل و مقایسه کنید. یکی از محبوب ترین گزارش ها مربوط به امور مالی است. گزارش‌ های مالی استاندارد، مانند صورت‌ های درآمد و جریانات نقدی عموماً داخلی هستند. این گزارشات به کمک ERP به راحتی قابل تولید و استفاده هستند. ما در مقاله “مقایسه نرم افزار ERP و حسابداری“ از وبلاگ آوین آویسا، به طور جامع به تعریف ERP و حسابداری و مقایسه هر دو می پردازیم.

بسیاری از فروشندگان ERP نیز، خدمات هوش تجاری (BI) را با نرم افزار خود ارائه می دهند. عملکرد BI به کسب و کارها این امکان را می دهد تا بینش تحلیلی عمیق تری از کسب و کار خود به دست آورند. این بینش ها با شناسایی نقاط قوت عملیاتی و نقاط ضعف که نیاز به بهبود دارند، به برنامه ریزی هرچه بهتر شرکت کمک می کند.

ارائه این نمای دقیق در داده های یک شرکت به کاربران این امکان را می دهد که انتخاب های آگاهانه تری بر اساس روندها و معیارها داشته باشند و از مزایای سیستم ERP بهره مند شوند.

4. ماژولار بودن یا مقیاس پذیری را ارائه می دهد.

یکی از مهمترین مزایای ERP، ماژولار بودن آن است. اکثر ارائه دهندگان ERP چندین برنامه کاربردی را ارائه می دهند که می توانند با توجه به نیازهای تجاری، همزمان با هم کار کنند. هر برنامه را می توان با مجموعه گسترده تر ادغام کرد یا به تنهایی اجرا کرد. به این ترتیب، شرکت شما می تواند انتخاب کند که کدام مؤلفه بهتر کار می کند و در عین حال آنچه را که لازم نیست کنار بگذارد.

جنبه دیگر، شامل نصب نرم افزار است. دو استقرار اصلی ERP، حالت نصبی یا ابری است. هنگام انتخاب یک سیستم ERP، از مهم ترین عواملی که باید درنظر گرفت، انتخاب بین ERP نصبی و ابری است. برای یک سیستم داخلی، نرم افزار ERP نصبی به صورت محلی بر روی سخت‌ افزار و سرورهای شرکت شما نصب می‌ شوند و سپس توسط کارکنان فناوری اطلاعات و کاملاً خارج از سایت، توسط ارائه دهنده ERP مدیریت می شود.

اما سیستم‌های Cloud ERP یا ERP ابری به جای سرورهای خصوصی یک کسب‌ و کار، توسط سرورهای فروشنده نرم‌ افزار میزبانی می‌ شوند و برنامه‌ ها از طریق مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه به جای شبکه در محل قابل دسترسی هستند. وجود سیستمی که بتواند به شکلی زیبا و کارآمد، به رشد شرکت شما کمک کند، بسیار مهم است و داشتن یک سیستم ERP  این کار را آسان می کند. ما در مقاله “مقایسه نرم افزار ERP نصبی و ابری“ از وبلاگ آوین آویسا، به طور جامع به تعریف هر دو استقرار و مقایسه هردو می پردازیم.

5. بهره وری بیشتر

راه های بی شماری وجود دارد که یک نرم افزار ERP می تواند به افزایش بهره وری شما کمک کند. امروزه نرم افزار ERP مزایای متعددی در کسب و کار دارد. خوشبختانه، صرفه جویی در زمان و سرعت اجرا یکی از مهم ترین مزیت های نرم افزار ERP برای کسب و کار است که اگر به درستی اجرا شود، می تواند به طرز قابل توجهی فرآیندهای دستی تکراری را کاهش داده و یا حذف کند، بنابراین، اعضای تیم فرصت این را دارند تا بر روی وظایف تأثیرگذار و مهم تمرکز کنند. به همین ترتیب، این سیستم می‌ تواند به پذیرش و اجرای فرآیندهای صنعت کمک کند و همه اقدامات را در سراسر سازمان هماهنگ کند. 

بهره وری بیشتر همچنین به این معنی است که شما مجبور نیستید به تعداد کار اضافه کنید. با حذف مقدار قابل توجهی از کارهای اضافی و بیهوده، اعضای یک تیم می توانند وظایف جدیدی را بر عهده بگیرند و بر پروژه هایی تمرکز کنند که از مهارت ها و تخصص واقعی آنها استفاده می کند.

6. خدمات بهتر به مشتریان

اولین چیزی که یک کسب و کار باید به آن توجه کند، جذب و حفظ مشتری است. تقریباً هر کسب و کاری، در حال رقابت برای حفظ مشتریان خود است. به همین دلیل است که تجربه کاربری مشتری بسیار مهم است و بیشتر بر اساس سطح خدمات مشتری تعیین می شود که یک شرکت می تواند ارائه دهد.

یک نرم افزار ERP به شرکت‌ ها کمک می‌ کند تا خدمات خود را افزایش دهند. زیرا تمام اطلاعات مشتری، از اطلاعات تماس گرفته تا تاریخچه سفارش‌ ها و موارد پشتیبانی را در یک مکان قرار می‌ دهد. همچنین، موجودی و اطلاعات دقیق سفارش به مشتریان این امکان را می دهد تا همیشه اقلام مناسب را دریافت کنند و سفارش‌ ها به موقع به آن ها برسد. توجه به این مسائل، مشتریان شما را راضی نگه می دارد و شانس تبدیل شدن آنها به خریداران دائمی را افزایش می دهد.

7. باعث افزایش امنیت و کیفیت داده ها می شود.

یکی از مهمترین مزایای استفاده از سیستم ERP، افزایش امنیت داده ها است. به اشتراک گذاری داده ها در ماژول های کاربردی مانند خدمات مشتری، فروش، بازاریابی و توسعه کسب و کار باعث افزایش همکاری در سراسر یک شرکت می شود.

هر دو سیستم ERP نصبی و ابری به سازمان شما سطح بالایی از امنیت را ارائه می دهند. پایگاه داده سیستم ERP امکان پشتیبان گیری متمرکز از داده های مهم و حساس را برای شما فراهم می کند. بسیاری از فروشندگان از کارشناسان امنیتی شبانه روزی استفاده می کنند تا اطمینان حاصل کنند که سرورهایشان هنگام مدیریت داده های شما از طریق ابر محافظت می شود. درنهایت این قابلیت اطمینان، حملات هکرها را دشوارتر می کند و امنیت داده ها و کیفیت ERP را بالا می برد.

8. همکاری

بسیاری از مزایایی که تا این قسمت در مورد نرم افزار ERP پوشش داده ایم، همکاری را تسهیل می کند. همکاری بین کارکنان، بخش مهمی از یک تجارت پررونق است. یک پلتفرم ERP، با فراهم کردن دسترسی کارکنان به داده‌ های مورد نیاز، همکاری با دیگران را ساده‌ تر می‌ کند. آنها یک پایگاه داده بین بخشی را ارائه می دهند که در آن اطلاعات از طریق بخش های مختلف، به یک مکان متمرکز منتقل می شود.

این تخصیص امکان به روز رسانی پروژه در زمان واقعی و ارتباط بهتر بین کارکنان را در سراسر شرکت فراهم می کند. وقتی کارکنان با هم ارتباط برقرار می کنند، کل کسب و کار سود می برد. آنها ممکن است کارهای تکراری را کشف کنند که می‌ توان با حذف آن ها راه‌ های بهتری برای مراقبت از فرآیندهای روزانه ایجاد کرد. نقص در ارتباطات یا ناآگاهی از آنچه دیگران روی آن کار می کنند، منجر به بروز مشکلات می شود که نرم افزار ERP به جلوگیری از این مشکل کمک می کند.

9. استاندارد سازی فرآیندهای تجاری

اکثر توسعه دهندگان ERP، برنامه ها را بر اساس بهترین شیوه های صنعت ارائه می دهد. این فرآیندهای آزموده شده و واقعی، امتیازات برجسته ای را برای مشاغل در هر اندازه ای ارائه می دهند. همچنین به شرکت ها این امکان را می دهد تا فرآیندها و سیستم های خود را استاندارد کنند و بهره وری و کارایی را افزایش دهند.

این فرآیندها نتایج ثابتی را ارائه می دهند که عملکرد سازمان شما را بهبود می بخشد و از آنجایی که بسیاری از فرآیندها خودکار هستند، خطاها و هزینه ها به میزان قابل توجهی کاهش می یابد.

10. انطباق

یکی از دشوارترین وظایف در حال انجام برای مشاغل، رعایت الزامات انطباق است. حفظ دقت کامل در سوابق مالی، کار چندان آسانی نیست. نرم افزار ERP، به انطباق داده های ایمن و معتبر همراه با گزارش های داخلی کمک می کند. همچنین، یک سیستم ERP می تواند به طرز چشمگیری سودآوری را بهبود بخشد. ابزارهای گزارش‌ دهی قابل تنظیم در این نرم‌افزار نیز انطباق و تنظیم را آسان‌ تر می‌ کند.

برخی از سیستم های ERP حتی می توانند استانداردهای مالی خاصی مانند GAAP یا مقرراتی مانند قانون Sarbanes-Oxley (SOX) را پشتیبانی کنند. امروزه، نرم افزارهای ERP قابل بروزرسانی هستند تا هرگونه تغییر در این مقررات را منعکس کنند. بنابراین همچنان با سازمان شما مطابقت دارد. 

11. مدیریت زنجیره تامین را اصلاح می کند.

از طریق یک پلت فرم ERP که به خوبی طراحی و نصب شده است، زنجیره تامین شما می تواند منجر به صرفه جویی در زمان، تحویل به‌ موقع به مشتری و بسیاری از مزایای دیگر شود که عملکرد کلی سازمان و کسب‌ و کار شما را افزایش می‌ دهد. زنجیره تامین کارآمد، همچنین نوآوری‌های تولیدی را تسهیل می‌ کند که می‌ تواند به شما در کاهش هزینه‌ ها و توسعه محصولات کمک کند و به کسب‌وکار شما مزیت رقابتی لازم برای پیشروی را بدهد.

12. گزارش در زمان واقعی

گزارش، بدون شک یکی از بزرگترین و مهم ترین مزایای استفاده از یک سیستم ERP است. امکانات نامحدود با توانایی سفارشی کردن گزارش ها در تمام عملکردها از جمله امور مالی، موجودی، سفارشات، تدارکات، فروش و بازاریابی، منابع انسانی (HR) و هر چیز دیگری که می توانید تصور کنید، بی پایان است. هر چیزی که می خواهید بررسی کنید یا هر شاخص کلیدی منابع انسانی (KPI) که برای شرکت شما مهم است، یک نرم افزار ERP می تواند آن را محاسبه کند. شما نه تنها می‌توانید عملکرد اجزای مختلف کسب‌وکار را بررسی کنید، بلکه می‌توانید آن بخش‌ ها را با هم مقایسه کنید تا متوجه شوید چه چیزی باعث پیشرفت کسب‌ و کار و چه چیزی مانع از پیشرفت شما می شود.

ضروری است که گزارش شما آخرین داده ها را منعکس کند و به همین دلیل است که در نظر گرفتن زمان واقعی بسیار مهم است. این امر در محیط پررقابت و سریع امروزی حیاتی است.

13. ارائه داده های استاندارد و متمرکز

از ارزش های ERP می توان به این موضوع اشاره کرد که تمام اطلاعات بخش های مختلف در یک مکان ذخیره می شود. بدون چنین سیستمی، داده ها اغلب در سراسر یک سازمان در برنامه ها و صفحات گسترده پخش می شوند و درنهایت ردیابی هر آنچه را که نیاز دارند را برای کارکنان دشوارتر می کند. علاوه بر این، این رویکرد اغلب منجر به داده‌ های تکراری در قالب‌ های متناقض می‌شود که چالش‌های بیشتری را ایجاد می‌ کند.

یک سیستم ERP، می‌تواند با استاندارد سازی تمام داده‌ های حیاتی به شما در این امر کمک کند. از آنجایی که همه چیز در یک سیستم متمرکز است، بنابراین هنگام اجرای گزارش ها یا تجزیه و تحلیل ها با مشکل مواجه نمی شوید. اطلاعات استاندارد شده به شما این امکان را می‌ دهد که تمام بینش‌هایی را که برای تصمیم‌گیری آگاهانه‌ تر نیاز دارید به دست آورید و به کسب‌ و کارها کمک می‌ کند تا حد ممکن در زمان و هزینه صرفه‌ جویی کند.

14. دید بهتر

دیده شدن یکی دیگر از مزایای گسترده و اساسی ERP است. داشتن دید همه جانبه در جنبه های مختلف کسب و کار، یک مسئله ی قدرتمند و حیاتی است که امکان تصمیم گیری سریعتر و بهتر را فراهم می کند. به عنوان مثال، اگر تیم خرید بتوانند وضعیت سفارش‌ های خرید حین انتقال را که هنوز به انبار نرسیده‌ اند ببینند، می‌ توانند آن را در سفارش‌ هایی که می‌ خواهند ارسال کنند برای جلوگیری از موجودی اضافی یا ناکافی، لحاظ کنند. مشاهده وضعیت فرآیندها و داده های مدیریت شده، در نهایت به همه تیم ها و مشارکت کنندگان کمک می کند تا وظایف خود را بهتر انجام دهند.

15. پویایی و تحرک

کارمندان برای انجام و مدیریت بسیاری از کارها از گوشی های هوشمند و تبلت ها بسیار راحت تر استفاده می کنند و با توجه به این روند، سیستم های ERP امروزی قابلیت سازگاری با موبایل را دارند. از آنجایی که کاربران از طریق وب به سیستم‌های ERP ابری دسترسی دارند، می‌توانند تمام داشبوردها، گزارش‌ها و سایر اطلاعات مورد نیاز خود را در مرورگر تلفن همراه مشاهده کنند. در حال حاضر بسیاری از فروشندگان نیز می توانند تجربه کاربری بهتری را در صفحه نمایش های کوچکتر نظیر موبایل ارائه دهند.

برای برخی از شرکت ها، تحرک و پویایی یک نیاز است. آنها ممکن است کارگران یا کارمندانی داشته باشند که مرتب سفر می کنند و باید بتوانند نمای به روز کسب و کار خود را از دستگاه هایی غیر از رایانه ببینند. این کارمندان همچنین می‌ توانند از وظایف حیاتی مانند تأییدیه‌ ها و نظارت بر جریان نقدی (AR و AP) به کمک یک نرم افزار ERP سازگار با موبایل، مراقبت کنند.

16. گردش کار سازمان یافته

بهتر است زمانی که پیاده سازی ERP را انجام می دهید، با یک متخصص در این حوزه مشورت کنید تا فرآیندها را ارزیابی کرده و تعیین کنید که آیا راه حل بهتری وجود دارد یا خیر. اغلب، این کار به روش خاصی انجام می‌ شود. بنابراین یک ERP می‌تواند در این راه کمک کند، مراحل اضافی را کاهش دهد و سایر پیشرفت‌ ها را برای انجام سریع‌ و آسان‌ تر کارها انجام دهد.

درست هنگامی که ERP داده ها را استاندارد می کند، گردش کار را نیز مدیریت می کند. روشی که یک بخش، یک فرآیند خاص را مدیریت می کند ممکن است با بخش دیگر متفاوت باشد. برای مثال، حتی دو کارمند در بخش AP ممکن است مراحل یکسانی را برای پرداخت انجام ندهند. یک سیستم ERP باید این اختلافات را از بین ببرد و اطمینان حاصل کند که تمام بخش ها بهترین شیوه ها را دنبال می کنند.

17. انعطاف پذیری

پلتفرم های ERP طوری طراحی شده اند که برای شرکت هایی با هر شکل و اندازه ای بهترین عملکرد را داشته باشند. به همین دلیل است که ارائه دهندگان این نرم افزار، انعطاف پذیری عمیقی را در سیستم های خود ایجاد کرده اند. این انعطاف‌پذیری به کاربران اجازه می‌دهد تا سیستم را برای برآورده کردن نیازهای خاص خود، مانند فرآیندهای منحصربه‌فرد یا معیارهای غیر معمول، تنظیم کنند.

همچنین، این انعطاف پذیری باعث می شود که کسب و کار شما در طول زمان تکامل یابد. کارآمدترین گردش کار و KPI ممکن است در طول زمان تغییر کند و این انعطاف‌ پذیری به این معنی است که سیستم همچنان می‌تواند برای کسب‌وکار شما کار کند و نیازی به جایگزینی آن نیست.

18. پیش بینی دقیق

کسب‌وکار شما تنها در صورتی می‌ تواند برای هدف خود آماده شود که بداند چه انتظاری دارد و از چه طیف گسترده‌ ای از داده‌های تاریخی و گاهی اوقات ورودی‌های دیگر برای پیش‌ بینی تقاضا، درآمد، هزینه‌ ها و سایر ارقام استفاده می‌ کند. زمانی که یک سیستم ERP را برای کسب و کارتان اجرا می‌ کنید، پیش‌بینی‌ ها بسیار دقیق‌تر هستند. زیرا بر اساس اطلاعات دقیق‌ و جامع‌ تنظیم شده است و همه آن داده‌ها اکنون در یک مکان جمع آوری شده است.

با پیش‌بینی‌های دقیق‌ می‌توانید آمادگی‌ های مناسب را برای آنچه که احتمال وقوع دارد انجام دهید. اگر انتظار می‌رود برنامه فروش 30 درصد افزایش یابد، می‌توانید به صورت استراتژیک موجودی را بیشتر کنید یا اگر یک کسب‌وکار خدماتی دارید، کارکنان بیشتری را با مهارت‌هایی استخدام کنید. یا اگر انتظار می رود هزینه ها با نرخی بالاتر از فروش افزایش یابد، می توانید به دنبال راه هایی برای کاهش هزینه ها باشید. در نهایت، پیش‌ بینی‌ های بهتر به سازمان‌ها کمک می کند که هم پول بیشتری (با در اختیار داشتن تمام منابع لازم در دسترس) و هم هزینه‌های کمتری (با خرج نکردن در بخش های نامناسب) به دست آورند.

انتخاب یک سیستم ERP

سیستم ERP مناسب برای کسب و کار شما، حداقل باید پتانسیل تحقق تمام مزایایی را که در این مقاله فهرست کرده ایم، ارائه دهد. همانطور که نرم افزارهای مختلف را ارزیابی می کنید، بررسی کنید که چه نوع مزایایی به طور خاص به شرکت شما ارائه می دهد. هنگام تصمیم گیری در مورد اینکه کدام پلتفرم برای کسب و کار شما مناسب است، مهم است که این مزایا را در نظر بگیرید.

با این حال، بهترین پلتفرم ERP برای کسب و کار بسته به ویژگی های شرکت، از جمله اندازه، صنعت، مدل کسب و کار و اهداف آینده، متفاوت خواهد بود. اطمینان حاصل کنید که سیستم نه تنها می تواند نیازهای امروز شما را برطرف کند، بلکه مقیاس پذیری و انعطاف پذیری برای افزایش رشد و تغییر اولویت های سازمان شما را دارد. حال زمان آن رسیده است که به بررسی سیستم های ERP و برنامه ریزی برای پیاده سازی آن بپردازید تا هر چه زودتر بتوانید این مزایای فوق العاده را مشاهده و بررسی کنید.

شما کاربر گرامی، در صورتی که تجربه ای در زمینه خرید و پیشنهادی در مورد سیستم های ERP دارید، در بخش نظرات با ما و سایر دوستان به اشتراک بگذارید.

منبع:

https://www.selecthub.com/enterprise-resource-planning/erp-advantages-and-disadvantages/

https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-benefits.shtml

https://peoplemanagingpeople.com/articles/9-benefits-erp-software/

اصطلاح ERP اولین بار در دهه 1990 توسط گروه Gartner مورد استفاده قرار گرفت. به هرحال، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ریشه در صنعت تولید دارند، زمانی که از آن به عنوان ابزاری برای مدیریت موجودی و کنترل کیفیت در سازمان های تولیدی بزرگ استفاده می شد. امروزه، نرم افزار کاربردی ERP می تواند فروش، امور مالی، بازاریابی، برنامه ریزی منابع انسانی، موجودی، خرید و موارد دیگر را ادغام کند و به شرکت ها در اجرای برنامه ریزی منابع کمک می کند. این قابلیت همان چیزی است که نرم افزار ERP را همانطور که امروزه می شناسیم از سایر نرم افزارهای موجود متمایز می کند.

مراحل مختلف در تاریخچه نرم افزار های ERP:

سیستم‌ های ERP، نرم‌افزارهای گسترده‌ ای هستند که عملکردها و برنامه‌ های کاربردی بسیار متنوعی در اختیار کاربران خود قرار می‌ دهند و برای کمک به هماهنگی فرآیندهای تجاری در مقیاس بزرگ در نظر گرفته شده اند. 

سیستم های ERP، مانند اکثر نرم افزاری پرکاربرد، برای اولین بار به منظور حل مشکل اساسی منابع انسانی ابداع شدند. همانطور که شکل و ساختار کسب و کار در چند دهه گذشته تغییر کرده است، بنابراین، نرم افزاری که برای پشتیبانی از آن در نظر گرفته شده است نیز تکامل یافته است. از بسیاری جهات، تاریخچه سیستم‌های ERP ارتباط نزدیکی با توسعه سخت‌ افزار رایانه‌ ای دارد که مشخصه فناوری در نیمه دوم قرن بیستم است. به نظر می رسد که هر دهه جایگشت جدید خود را در نرم افزار ERP در کنار آخرین پیشرفت ها آورده است. 

تکامل ERP مدرن عمدتاً از پنج مرحله به شرح زیر عبور کرده است. برای درک تأثیرات این رویدادها، مهم است که بدانیم برنامه ریزی منابع سازمانی چیست. یکی از راه های درک آن، درک تاریخچه و سیر تکاملی آن است که در ادامه به آن به طور کامل می پردازیم. اگر علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد سیستم های ERP هستید، ما در مقاله “ERP مخفف چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟“ از وبلاگ آوین آویسا، به طور جامع به تعریف ERP می پردازیم.

1. سیستم مدیریت موجودی:

اولین مرحله در تکامل و تاریخچه نرم افزارهای ERP، سیستم مدیریت موجودی یا (Inventory Management System) می باشد که توسط آن کالاها در زنجیره تامین، از خرید تا تولید و فروش، ردیابی می‌ شدند. بدون سیستم مدیریت موجودی، کالاها و محصولاتی که از طریق یک سازمان جریان می یافت، ناگزیر به هم ریخته می شد. یک سیستم مدیریت موجودی، شرکت را قادر می سازد تا یک رکورد متمرکز از هر دارایی و اقلام تحت کنترل سازمان را حفظ کند و منبعی از منابع را برای مکان هر اقلام، اطلاعات فروشنده و تامین کننده، مشخصات و تعداد کل کالاها و کالای خاصی که در حال حاضر در انبار موجود است را فراهم کند.

به طور کلی، یک سیستم جامع مدیریت موجودی، مزایای بی شماری را برای شرکت ها ارائه می دهد از جمله:

شناسایی الزامات
تعیین اهداف برای تدارکات
سازماندهی بهتر
افزایش شفافیت
کاهش هزینه های نیروی کار
نظارت بر مصرف اقلام
تطبیق موجودی های انبار
گزارش وضعیت موجودی
بهبود روابط تامین کننده، فروشنده و شریک

2. سیستم های برنامه ریزی منابع مواد (MRP):

در دهه 1970، برنامه ریزی منابع مواد یا (Material Requirement Planning) به عنوان مرحله بعدی تاریخچه نرم افزار ERP شکل گرفت. به طور خلاصه نرم افزار پایه MRP، از همکاری بین IBM و سازنده تراکتور و ماشین‌ آلات ساختمانی (J.I Case) پدید آمد. تولیدکنندگان J.I Case، دریافتند که قادر به برآوردن نیازهای فزاینده بازار و حتی پیشی گرفتن از آنها برای دستیابی به سطح هماهنگی بیشتر بین تولید محصولات، تهیه مواد خام و تحویل کالا هستند. در همان سال های ابتدایی ، این نرم افزار تنها توسط چند شرکت تولیدی منتخب استفاده می شد. MRP بخش برنامه ریزی نیازهای مواد را برای برنامه ریزی فرآیندهای تولید انجام می داد که شامل تولید برنامه های عملیاتی و تهیه مواد خام بود. برنامه ریزی MRP به طور خاص شامل سه مرحله اصلی است:

تهیه موجودی مواد و الزامات تولید
فرآیند سیستم تولید
به روز رسانی سطوح موجودی

در آن زمان، محدودیت‌ های فناوری محاسباتی به‌ شدت توسط بسیاری از سازمان‌ ها احساس می شدو از طرفی، نرم‌افزارهای MRP اغلب برای هماهنگی بیشتر به فضای اجرایی بزرگی نیاز داشتند تا به همان قدرت پردازشی که امروزه در تلفن‌ های هوشمند شاهد آن هستیم، دسترسی داشته باشند.

بنابراین، در دهه هشتاد میلادی، سیستم‌ های MRP به سیستم‌هایی تبدیل شدند که به آن MRP II یا سیستم‌ های برنامه‌ریزی منابع تولید می گویند. فرآیندهای تولید بیشتری به سیستم‌های MRP اصلی اضافه شد و درنهایت سیستم‌ های MRP II قابلیت‌ های گسترده‌ تری پیدا کردند و بهتر می‌ توانستند فرآیندهای زمان‌ بندی و تولید را مدیریت کنند.

3. سیستم های برنامه ریزی منابع تولید (MRP II):

همانطور که گفته شد، سومین مرحله از تاریخچه نرم افزار ERP، برنامه ریزی منابع تولید یا MRP II است که در دهه 1980 توسعه یافت. با هدف ساده کردن عملیات، فرآیندهای تولید بیشتری به MRP اضافه شد که پایه برنامه ریزی منابع تولید را تشکیل می داد. این سیستم ها شامل عملکرد سیستم های قدیمی MRP بودند اما شروع به ادغام و ارتقای فراگیر بین بخش های مختلف سازمان، برای تولید محصول نهایی کردند.

MRP II مخفف عبارت Manufacturing Resource Planning سیستمی است که برای برنامه ریزی موثر از منابع تولید کننده استفاده می کند و تولیدکنندگان را قادر می‌ سازد تا برنامه دقیقی برای آینده ایجاد کنند که هزینه‌ ها را به حداقل و استفاده از منابع در دسترس را به حداکثر می‌ رساند و نیز یک ابزار شبیه سازی است تا بتوان برنامه های دیگر تولید را ارزیابی کرد. علاوه بر این، MRP II از برنامه‌های نرم‌ افزاری برای هماهنگی فرآیندهای تولید مانند:

برنامه ریزی محصول
خرید مواد اولیه
کنترل موجودی و
توزیع کالاهای تمام شده

استفاده می‌ کند. در دهه 1990 بود که برای اولین بار شاهد پیدایش نرم افزار ERP بودیم. این امر شاهد ادغام کامل کل کسب و کار در یک پایگاه داده واحد به منظور سازگاری با تقاضای بازار برای برنامه های سیستم های MRP و MRP II بود.

4. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP):

نهایی سازی محصول
تهیه مواد خام
کنترل موجودی
رهگیری سفارش
ارسال کالاهای تمام شده
صورتحساب و غیره

اساسا ERP روشی موثر برای متمرکز کردن اطلاعات و فرآیندهای گردش کار از طریق مدیریت داده با استفاده از مدیریت داده های گردش کار در یک مکان است. در این مرحله تنها واحدهای تجاری بزرگ از ERP برای پشتیبانی از عملکردهای خود در عملیات تجاری روزانه خود استفاده می کردند.

5. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP II):

در سال 2000، گارتنر ایده ERP II را معرفی کرد تا به سیستم‌ هایی اشاره کند که می‌ توانند داده‌ ها را از منابع دیگر، از جمله برنامه‌ های front-office، مانند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، تجارت الکترونیک و اتوماسیون بازاریابی و برنامه‌های کاربردی پشتیبان مانند مدیریت زنجیره تامین (SCM) و مدیریت سرمایه انسانی (HCM) استخراج کنند.

این پیشرفت قابل توجهی بود. زیرا هرچه اطلاعات بیشتری به سیستم ERP وارد شود، شناسایی و حل مشکلات و استفاده از فرصت‌ های بهبود آسان‌ تر می‌شود. ERP II، جانشینی است که از ERP تکامل یافته است و می توان آن را به عنوان نرم افزار پیشرفته ERP مبتنی بر وب تعریف کرد. کسب و کار مدرن نیازمند تمرکز بیشتر کسب و کار بر یکپارچگی داخلی عملکردها و فرآیندهای خود در مقایسه با دوره های قبلی است.

امروزه، سیستم‌های ERP پیشرو، مخازن وسیعی از اطلاعات می باشند که قادر به تولید گزارش‌ هایی هستند که می‌توانند عملکرد همه جانبه ای از کسب‌ و کار، از فروش و بازاریابی گرفته تا توسعه محصول، منابع انسانی و حسابداری را مورد توجه قرار دهند. امروزه، برنامه های کاربردی بی شماری در دسترس هستند که برای صنایع مختلف، مدل های تجاری با چالش های مختلفی طراحی شده اند و ERP به عنوان مرکز فرماندهی برای چیزی که می تواند یک شبکه گسترده از نرم افزار باشد عمل می کند.

یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستم های کامپیوتری مختلف را برای سازمان های بزرگ به هم متصل می کند. بدون سیستم ERP، هر بخش دارای یک سیستم خاص است که برای وظایف متمایز خود بهینه شده است. با یک ERP، هر بخش در یک شرکت هنوز سیستم خود را دارد اما همه این سیستم ها را می توان یکپارچه کرد. برنامه های ERP همچنین ارتباط و به اشتراک گذاری اطلاعات را بین یک بخش و بقیه شرکت آسان تر می کند.

ERP اطلاعات مربوط به وضعیت و فعالیت بخش های مختلف را جمع آوری می کند. اطلاعات جمع‌آوری‌ شده را می‌ توان در قسمت‌ های دیگر که برای مقاصد دیگر استفاده می‌ شود، در دسترس قرار داد. 

آینده ERP

با گسترش فناوری، مانند هوش مصنوعی (AI) و اینترنت اشیا (IoT)، آینده سیستم های ERP را شکل خواهند داد. سیستم های ERP و فناوری آنها جدا از داشتن سهم بازار در سال های آینده، به سمت هوش مصنوعی و اینترنت اشیا (IoT) متمایل شده و خواهند بود. این فناوری‌ ها احتمالاً آینده سیستم‌ های ERP را شکل خواهند داد. به مرور در کوتاه‌ مدت، نرم افزارهای ERP می‌توانند از یادگیری ماشین (Machine Learning) که زیر مجموعه‌ ای از هوش مصنوعی است، برای حذف وظایف دستی و پیش‌بینی روندهای تجاری آینده، استفاده کنند و داده ها و بازخوردهای جدید را جذب کنند تا در طول زمان هوشمندتر و موثرتر شوند.

ماشین لرنینگ، به حجم زیادی از داده ها نیاز دارد که هم مفید و هم متنوع باشد که یک نرم افزار ERP فراهم می کند و ارائه دهندگان ERP پیشرو در حال حاضر از این قابلیت استفاده می کنند. هنگامی که یک سیستم ERP می تواند رفتار انسان را تقلید کند، فرصت های جدیدی برای گزارش دهی خودکار، تطبیق و تشخیص خطا ایجاد می کند.

حجم عظیمی از داده هایی که یک ماشین می تواند پردازش و تجزیه و تحلیل کند، گنجینه ای از بینش های جدید ایجاد می کند. از طرف دیگر، یک ERP با این قابلیت می‌تواند به سرعت ناهنجاری‌هایی را شناسایی کند که می‌ توانند تراکنش‌ های جعلی را نشان دهند یا فرآیندهایی را شناسایی کنند که مسئول مقدار نامتناسبی از کالاهای آسیب‌دیده هستند. به طور خلاصه، یادگیری ماشینی به کسب و کارها قدرت می دهد تا تنظیمات سریعی را انجام دهند که باعث موفقیت می شود.

دستگاه‌ های متصل اینترنت اشیا، مانند سنسورها، دوربین‌ ها، سیستم‌های ردیابی و اسکنرها به منبع کلیدی دیگری از اطلاعات برای سیستم‌ های ERP تبدیل شده‌ اند. اینترنت اشیا شروع به ایجاد جایگاهی در میان تولیدکنندگان و توزیع‌کنندگان کرده است. زیرا به کسب‌ و کارها کمک می‌کند تصویری جامع و در زمان واقعی از زنجیره‌های تامین خود جمع‌ آوری کنند. به عنوان مثال، دستگاه‌ های اینترنت اشیا می‌ توانند وضعیت و استفاده از ماشین‌ آلات صنعتی را کنترل کنند تا به سرعت به مدیران در مورد تجهیزات خراب هشدار دهند تا بتوانند قبل از تبدیل شدن به یک مشکل بزرگ‌ تر، آن را برطرف کنند. یک اسکنر، می تواند به طور خودکار محصولات را هنگام ورود یا خروج از انبار ردیابی کند که نه تنها شمارش دقیق موجودی را تضمین می کند، بلکه می تواند باعث تجدید انبار توسط یک کارمند یا سفارش مجدد خودکار از تامین کنندگان شود.

سیستم‌ های ERP راه طولانی را پیموده‌اند و یادگیری ماشین، اینترنت اشیا و سایر نوآوری‌ ها منجر به پیشرفت‌ های مستمر و شکل‌ دهی و بررسی تاریخچه نرم افزار ERP در سال‌ های آینده خواهد شد. ERP ها واقعاً پیشتاز صنعت تولید هستند و می توانند به شما در تحقق اهداف و به رشد کسب و کارتان کمک کنند. ۶۵ درصد از مدیران ارشد فناوری پیش‌بینی می‌ کنند تا سال ۲۰۲۲ هوش مصنوعی را در ERP‌ های خود ادغام کنند.

نتیجه گیری:

در این مقاله، به بررسی تاریخچه نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) پرداختیم. امروزه، پس از 60 سال تکامل سیستم ERP، نرم افزار ERP مدرن قادر به مدیریت تمامی قسمت های کلیدی و ضروری یک کسب و کار است. از مدیریت حسابداری، منابع انسانی، روابط با مشتری گرفته تا پروژه ها، موجودی، زنجیره تامین و سایر عملیات ضروری تجاری، قادر به انجام همه این کارها است. بنابراين لازم است به مديران محترم شركتهاي ايراني پيشنهاد شود تا نسبت به تهيه ي ERP براي کسب و کار خود اقدام فرمايند.

منبع:

https://www.fortunetechnologyllc.com/history-of-erp-systems/

https://www.g2.com/articles/history-of-erp

https://www.geniuserp.com/blog/a-brief-history-of-erps

https://www.geeksforgeeks.org/evolution-of-erp-system/

https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/erp-history.shtml

مزایای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی ( ERP) :

• ERP به دلیل ماهیت ماژولار بودن، تعامل بین فرآیندها و بخش های مختلف شرکت را تسهیل می کند.
• بدون ERP، هر بخش شرکت دارای یک سیستم مجزا خواهد بود که متناسب با وظایف و اهداف آن بخش خاص می باشد.
• با استفاده از ERP، هر بخش نیز سیستم جداگانه خود را دارد اما همه آنها یکپارچه شده اند و هر سیستم مستقیماً از طریق یک برنامه واحد با یک رابط مشترک قابل دسترسی است.
• با استفاده از ERP، برقراری ارتباط و اشتراک گذاری اطلاعات برای همه کارکنان آسان است. زیرا این اطلاعات اکنون در دسترس کسانی است که می توانند به طور موثر از آن استفاده کنند.

با این حال علیرغم تمام مزایای ERP، بدون پیاده سازی و استفاده صحیح از آن، می تواند ناکارآمد باشد و سازمان ممکن است هزینه های اضافی را تجربه کند.

نرم افزار سیستم مدیریت اطلاعات (MIS) چیست؟

MIS مخفف عبارت Management Information System به معنای سیستم مدیریت اطلاعات، یک سیستم کامپیوتری متشکل از سخت افزار و نرم افزار است که به عنوان ستون فقرات یک سازمان عمل می کند. یک MIS داده‌ها را از چندین سیستم آنلاین جمع‌ آوری می‌کند، اطلاعات را تجزیه و تحلیل می‌کند و در نهایت آن ها را گزارش می دهد تا به تصمیم‌گیری مدیریت کمک کند. MIS نمونه ای از نرم افزارهای پیچیده و یک پایگاه داده تلفیقی است که تمام اطلاعات موجود در مورد امور مالی، عملیات، پرسنل و فرآیندهای کاری شرکت را جمع‌ آوری کرده و ذخیره می‌ کند.

هدف اصلی این نوع نرم افزار جمع آوری، ذخیره سازی، پردازش و توزیع داده ها، تهیه گزارش های مبتنی بر داده و ارائه پشتیبانی اطلاعاتی برای تصمیم گیری های مدیریتی است. سیستم اطلاهات مدیریت (MIS) می بایست به گونه ای باشد که یک کاربر به راحتی بتواند از طریق آن، گزارش های مورد نیاز را دریافت کند. بنابراین از ملزومات این نرم افزار ها داشتن محیط کاربری مطلوب بوده تا دسترسی به تمامی بخش ها برای کاربر آسان باشد.

ماهیت مفهوم MIS پردازش داده‌ های تجاری و ارسال آن در قالب گزارش‌های منظم است. ارائه پشتیبانی اطلاعاتی در تصمیم گیری های مدیریتی دلیل اصلی معرفی چنین سیستم هایی برای افزایش درآمد و سودآوری کسب و کار است. MIS در ابتدا با نوع خاصی از کسب و کار تطبیق داده می شود که به صورت جداگانه کارایی و سودآوری عملیات را افزایش می دهد. چنین سیستم هایی در امور مالی، بازاریابی، تولید، فناوری اطلاعات و بسیاری از حوزه های حرفه ای دیگر استفاده می شوند. مدیریت شرکت و کارشناسان ارشد فناوری در مورد پیاده سازی MIS تصمیم می گیرند.

مزایای نرم افزار MIS

• به طور خودکار داده ها را جمع آوری، پردازش و ذخیره می کند.
• گزارش ها و آمار داده ها را توزیع و انتشار می دهد.
  
• مسیر حسابرسی را حفظ می کند.
• یک بسته نرم افزاری یکپارچه را ارائه می دهد.
• داده ها را از انواع سیستم های کامپیوتری پردازش می کند.
•  داده ها را به روشی امن ذخیره می کند.
• محاسبات را انجام می دهد.
• داده ها را در قالب های مختلف از جمله تصاویر ذخیره می کند.
• با استفاده از ابزارهای گزارش دهی مختلف، دسترسی به داده ها را فراهم می کند.
• اطلاعات را در یک محیط آنلاین ذخیره می کند.
• گزارش ها و ارائه ها را فورا تولید می کند.
• تجزیه و تحلیل انجام می دهد و در بهبود تصمیم گیری موثر است.
• پیش بینی می کند.
• انعطاف پذیری بالایی دارد.

لازم به ذکر است که یک نرم افزار MIS دارای سه سطح از کاربران می باشد:

1. مدیران عالی با رویکرد کنترل استراتژیک
2. مدیران سطح متوسط با رویکرد کنترل مدیریتی 
3. مدیران عملیات با رویکرد کنترل عملیاتی 

نرم افزار سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) چیست؟

IMS مخفف عبارت Integrated Management System به معنای سیستم مدیریت یکپارچه، تمام جنبه های سیستم ها، فرآیندها و استانداردهای یک سازمان را در یک سیستم هوشمند ترکیب می کند و با پرداختن به تمام عناصر سیستم مدیریت به عنوان یک کل، کارایی را افزایش دهند. 

به وسیله سیستم مدیریت یکپارچه IMS، چندین سیستم را به یک بستر واحد برای بازده بیشتر، هماهنگی و سازگاری بیشتر تبدیل کنید. یک سیستم یکپارچه می تواند برای بسیاری از مشاغل که مایل به راندمان بیشتر هستند مناسب باشد. اما برخی ممکن است ترجیح دهند مدیریت ISO خود را جدا نگه دارند.

در حالت کلی، سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) سیستمی است که تمام سیاست ها، فرآیندها و رویه های یک کسب و کار را در یک چارچوب مدیریتی یکپارچه ادغام می کند. بسیاری از سازمان‌ها IMS ندارند و در عوض با تیم‌های مجزا از سیستم‌های مختلف برای مدیریت بخش مربوطه خود استفاده می‌کنند. این ساختار معمولاً پراکنده است که منجر به مسائلی در ارتباطات، فقدان دستیابی به یک هدف مشترک و تلاش مضاعف می شود. گواهینامه IMS، متشکل از سه گواهی نامه ایزو 9001 و ایزو 14001 و ایزو 45001 هست و به عبارتی تلفیق سه سیستم مدیریت کیفیت، سیستم مدیریت زیست محیطی و سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت حرفه ای. خود IMS گواهی نامه ندارد و قابلیت صدور گواهینامه ندارد البته شرکتهای ثبت و صدور گواهینامه ایزو هستند که IMS را در قالب گواهی نامه صادر می کنند ولی در اصل IMS گواهی نامه ندارد و مراجع صادر کننده اصیل به این امر واقف بوده و گواهی IMS را صادر نمی کنند.

وقتی صحبت از IMS می شود، منظور طراحی و پیاده سازی و اخذ سه استاندارد ایزو 9001 ، ایزو14001 و ایزو45001 می باشد و در حقیقت به طراحی و پیاده سازی یکپارچه و همزمان سه سیستم مدیریتی کیفیت و زیست محیطی و ایمنی و بهداشت شغلی اطلاق می شود. شباهت های زیادی در اجرای استانداردهای ایزو 9001 و همچنین سیستم اطلاعات مدیریت MIS که در ادامه به تعریف آن می پردازیم، وجود دارد. سیستم های مدیریت یکپارچه (IMS) می تواند شامل موارد زیر نیز باشد: 

IMS = QMS + EMS + SMS + EnMS + FSMS + ISMS

سازمان ها اغلب بر روی سیستم های مدیریتی به صورت جداگانه تمرکز می کنند، اغلب یک مدیر HSE، هر دو مسائل زیست محیطی و بهداشت و ایمنی را مدیریت می کند یا یک مدیر SHEQ به ایمنی، بهداشت، محیط زیست و کیفیت و غیره رسیدگی می کند.

• سیستم مدیریت کیفیت (QMS)
• سیستم مدیریت محیطی(EMS)
• سیستم مدیریت ایمنی (SMS)
• سیستم مدیریت انرژی (EnMS)
• سیستم مدیریت ایمنی مواد غذایی (FSMS)
• سیستم مدیریت امنیت اطلاعات (ISMS)

نرم افزار سیستم مدیریت انبار (WMS) چیست؟

انبار محلی است که در آن کالاها دریافت، شناسایی و بررسی شده و تا زمان ارسال به دست مصرف کننده در آن نگهداری‌ می‌شود. در انبارها فرانید هایی نظیر چیدن، بسته‌بندی، لیبل گذاری و وزن گیری به صورت روزانه انجام می گیرد. WMS مخفف عبارت Workflow Management Software به سیستم مدیریت انبار اشاره دارد و ترکیبی از نرم‌ افزار و فرآیندهایی است که به سازمان‌ ها در اداره و کنترل عملیات انبار از ورود مواد یا کالا به انبار تا زمان ارسال کمک می‌کند. زمانی که می‌خواهید دریافت و ارسال کالا را خودکار کنید، به WMS نیاز است. امروزه برخی از سیستم های مدیریت موجودی نیز این قابلیت را همراه با مجموعه ای از ویژگی های دیگر مانند مدیریت سفارش، مشاهده سهام و تولید ارائه می دهند.

به زبان ساده این نرم افزار به کنترل و مدیریت عملیات روزانه در یک انبار کمک می‌کند و در مدیریت و بهره برداری از انبار یا مرکز توزیع، توانایی کنترل می دهد. انبارها به عنوان مرکز تولید موجودی و عملیات زنجیره تامین، تمام مواد مورد استفاده یا تولید شده در فرآیندهای تولید و زنجیره تامین را از مواد خام گرفته تا محصولات نهایی نگهداری می کنند. 

یک WMS، وظیفه مدیریت بسیاری از عملکردها مانند انتخاب موجودی، ردیابی، دریافت و حمل و نقل را بر عهده دارد. همچنین به شما این امکان را می‌دهد تا موجودی سازمان خود را در هر مکانی چه در یک سایت یا حمل‌ و نقل، در هر زمان مشاهده کنید. یک WMS می تواند احتمال خطاهایی را که ممکن است در حین حمل و نقل یک محصول رخ دهد، کاهش دهد.

علاوه بر این، این سیستم می تواند به یک شرکت کمک کند تا سفارشات را با سرعت بیشتری انجام دهد و بلافاصله محصولات سفارش داده شده را در داخل انبار پیدا کند. در نهایت، نرم‌افزار WMS به شما کمک می‌کند محیطی بدون کاغذ ایجاد کنید که کارمندان شما را در انتخاب و حمل خودکار محصولات شما مدیریت و هدایت می‌ کند.

سیستم مدیریت یکپارچه و مدیریت انبار گرچه مشابه یکدیگر هستند اما تفاوت اصلی آن ها در این است که WMS بر روی همه جزئیاتی انبار مترکز است؛ در حالی که مدیریت یکپارچه موجودی (IMS) نظارت گسترده ای بر عملکردهای تجاری موجودی دارد. به عنوان مثال‌، یک سیستم مدیریت انبار (WMS) موقعیت مکانی دقیق یک کالا را در یک انبار نشان می‌دهد‌، درحالی که یک سیستم مدیریت موجودی (IMS) فقط به کاربر‌ می‌گوید که یک کالا در کدام انبار قرار دارد.

مزایای WMS

• هزینه های عملیاتی کمتر و در عین حال بهترین استفاده از فضا
• شفافیت در مدیریت موجودی
• مدیریت کارآمد
• بهینه سازی زمان، عملیات داخلی و زنجیره تامین
• ردیابی آسان موجودی و کنترل بهتر انبار
• استفاده از مزایای اتوماسیون
• خدمات بهتر به مشتری با بهترین مدیریت
• گردش سریعتر موجودی

تفاوت بین ERP ،MIS ،WMS و IMS چیست؟

1. مقایسه نرم افزار  ERP و MIS  

اکنون که نقش هر دو سیستم را تعریف کردیم، به راحتی می‌توانیم به این سوال پاسخ دهیم که نقش ERP در MIS چیست و چه ارتباطی بین این دو وجود دارد.

ERP یک مورد خاص از MIS در نظر گرفته می شود. معمولاً بخشی از سیستم اطلاعات مدیریت بزرگتر است که در خط مقدم ساده کردن عملیات معمول قرار دارد و اطلاعات تحلیلی و ابزارهایی را برای تسهیل فرآیندهای تجاری داخلی حیاتی در اختیار مدیران قرار می دهد. به عنوان یک قاعده، ERP بخشی از سیستم مدیریت اطلاعات بزرگتر یعنی MIS است که هدف آن خودکارسازی و دیجیتالی کردن وظایف معمول است اما به دلیل کارایی و راحتی، ERP اغلب بر MIS ترجیح داده می شود. زیرا ERP برای کارهای بسیار تخصصی تر طراحی شده است و به بسیاری از زیرسیستم های مدیریتی اجازه می دهد تا در یک سیستم جامع ادغام شوند.

اما MIS مجموعه ای از اطلاعات و گزارش است و همه چیز در مورد کنترل عمومی است اما ERP ابزاری برای اجرای عملی فرآیندهای تجاری و حسابداری، تجزیه و تحلیل وضعیت فعلی کسب و کار و پیش بینی توسعه آینده آن است. یعنی بیشتر در مورد کنترل مستقیم است. همچنین یک ERP به تنهایی قابلیت این را دارد که بتواند بعضی از ماژول ها را بدون نیاز به داشتن کل مجموعه راه اندازی کند.

در زیر به بررسی تفاوت های MIS و ERP در یک نگاه می پردازیم:

2. مقایسه نرم افزار  ERP و IMS

سیستم مدیریت موجودی یا IMS، سیستمی است که بر روی داده های مدیریت انبار و حسابداری موجودی متمرکز و متمرکز است. سیستم‌های مدیریت موجودی مبتنی بر ابر از پیچیدگی قابل‌ توجه برنامه‌نویسی یکپارچه اجتناب می‌کنند و امکان انعطاف‌پذیری را فراهم می‌کنند. این سیستم ها قیمت بسیار پایین تری نسبت به ERP دارند و ویژگی های مشابه را ارائه می دهند. با این حال، بسیاری از سیستم های IMS وجود دارد و هیچ دو یکسان نیستند. بنابراین هنگام خرید یک سیستم IMS، تشخیص نیازهای واقعی شرکت شما و به چه قیمتی می‌توانید برخی از نیازها را فدای نیازهای دیگر کنید، دشوار است. از دیگر تفاوت های این دو نرم افزار، میتوان به همه جانبه بودن ERP اشاره کرد درحالی که IMS سیستم مستقلی است که نیازمند حمایت نرم افزارهای دیگر است. همچنین، برای پیاده سازی ERP  بر خلاف IMS زمان بر است.

توجه کنید که IMS و MIS دو کلمه جدا در حوزه ی صدور گواهینامه ایزو می باشند و با یکدیگر متفاوت هستند ولی نباید این دو کلمه با هم اشتباه گرفت. درست است که حروف این دو کلمه مشترکند و از سه حرف I و M و S تشکیل شده اند ولی باید دقت کرد که چه در نگارش و چه در مفهوم و هنگام اخذ و دریافت گواهی ایزو متفاوت هستند و در اکثر موارد ممکن است با همدیگر اشتباه گرفته شوند.

در ادامه به بررسی تفاوت های IMS و ERP در یک نگاه می پردازیم:

3. مقایسه ERP و WMS

یک نرم افزار ERP تمام بخش های یک سازمان مانند مدیریت ارتباط با مشتری، حسابداری و مدیریت موجودی را خودکار می کند. از سوی دیگر، یک سیستم WMS موجودی را بر اساس اطلاعات بلادرنگ بهینه می کند. بر اساس داده ها، تاریخ و روندها، اطلاعاتی را برای یافتن بهترین مکان برای هر مورد تولید می کند.

WMS، معمولاً یک سیستم مستقل است اما ممکن است برای اجرا با ماژول‌های دیگری مانند مدیریت ارتباط با مشتری و حسابداری ادغام شود. اما ERP یک سیستم یکپارچه همه کاره است که به اشتراک گذاری داده ها را در بین تمام حوزه های عملکردی تسهیل می کند. با این حال، بیشتر قابلیت‌های آن مانند نرم‌افزار WMS است، از جمله ردیابی کل فرآیند برداشت، بسته‌بندی و حمل و نقل اقلام موجودی.

در زیر به بررسی تفاوت های WMS و ERP در یک نگاه می پردازیم:

نتیجه گیری:

در این مقاله، به مقایسه نرم افزار های ERP ،MIS ،WMS و IMS پرداختیم. امروزه گاهی سیستم های MIS و IMS اغلب به جای یکدیگر استفاده می شوند اما این درست نیست. آنها شباهت ها و ویژگی های خاص خود را دارند که به صورت جداگانه برجسته می شوند. با این حال، هر دو برای هر تجارت توزیع و انبار اساسی هستند. پیاده سازی این سیستم ها برای دستیابی به نتایج عالی تجاری بسیار مهم است. MIS و ERP نیز به طور گسترده در فروش، بازاریابی، مالی، تدارکات و سایر صنایع برای ردیابی داده های تجاری و تصمیم گیری های عملیاتی و مدیریتی سنگین استفاده می شوند. با این وجود، تفاوت بسیار مهمی بین آنها وجود دارد. MIS تعیین سیستم هایی است که هر نوع اطلاعاتی را کنترل می کنند و ERP نوع خاصی از اطلاعات است. 

سیستم های ERP ،WMS ،IMS و MIS را می توانید به طور جداگانه یا یکپارچه با هم برای ساده سازی حوزه های مختلف کسب و کار شما استفاده کنید. انتخاب نرم افزار مناسب برای کسب و کار یک تصمیم مهم است. یک انتخاب اشتباه می تواند به معنای از دست دادن سرمایه و بهره وری باشد. آن‌ها به شما کمک می‌کنند تقریباً تمام عملیات کسب‌ و کارتان را مدیریت کنید.

به عنوان یک کسب و کار، باید بررسی کنید که کدام یک به بهترین وجه با نیاز شما مطابقت دارد و چگونه می توانید از آنها به عنوان سیستم های جداگانه یا یکپارچه برای نیازهای خاص خود استفاده کنید.

منابع:

https://www.spec-india.com/blog/erp-vs-wms

https://merehead.com/blog/difference-mis-erp-software/

https://diceus.com/difference-between-mis-and-erp/

https://ddi-dev.com/blog/programming/difference-between-mis-and-erp/

https://www.qmsuk.com/iso-standards/integrated-management-systems

https://clearinity.com/erp-vs-ims/

https://integrated-standards.com/articles/what-is-integrated-management-system/

https://qsmgroup.com.au/2020/09/24/integrated-management-system-guide/

https://welpmagazine.com/a-complete-guide-to-mis-software-for-colleges/

https://dynamics.folio3.com/blog/what-is-an-erp-pim-wms-and-oms/

هنگام انتخاب یک سیستم ERP، از مهم ترین عواملی که باید درنظر گرفت، انتخاب ERP نصبی یا ابری است. امروزه، سیستم های ERP فضای ابری بیش از هر زمان دیگری متداول هستند و تقریباً هر فروشنده ERP نوعی از گزینه استقرار ابری را ارائه می دهد که برخی از آنها به طور کلی از ERP نصبی صرف نظر کرده اند اما هنوز چندین دلیل وجود دارد که چرا یک کسب و کار کوچک یا متوسط ممکن است یک سیستم ERP نصبی را انتخاب کند که تا همین اواخر استفاده از آن معمول بود. حال، کدام یک برای سازمان شما مناسب است؟ ما در این مقاله به مقایسه نرم افزار ERP نصبی و ابری می پردازیم.

چندین جنبه کلیدی وجود دارد که باید قبل از انتخاب گزینه مورد نظر به وضوح شناسایی کنید. شما باید اجزایی مانند امنیت، ذخیره سازی، انطباق، زیرساخت، سفارشی سازی و ادغام  را بررسی کنید. هر یک از این روش های پیاده سازی دارای مزایا و معایبی هستند و ما در این مقاله، نگاهی به این خواهیم داشت که با توجه به این مزایا و معایب، کدام یک می تواند برای شرکت شما بهترین کارایی را داشته باشد.

تفاوت اساسی بین ERP نصبی و ابری این است که نرم افزار ERP نصبی به صورت محلی بر روی سخت‌ افزار و سرورهای شرکت شما نصب می‌ شوند و سپس توسط کارکنان فناوری اطلاعات مدیریت می‌ شوند اما سیستم‌های Cloud ERP یا ERP ابری به جای سرورهای خصوصی یک کسب‌وکار، توسط سرورهای فروشنده نرم‌افزار میزبانی می‌شوند و برنامه‌ها از طریق مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه به جای شبکه در محل قابل دسترسی هستند.

هنگامی که یک شرکت نرم افزار ERP ابری را انتخاب می کند، برای استقرار و استفاده از سیستم به سخت افزار، پایگاه داده، شبکه و زیرساخت فروشنده متکی است. با این نوع استقرار، نرم افزار ERP یک شرکت و داده های مرتبط با آن، به صورت مرکزی توسط فروشنده ERP مدیریت می شود و مشتریان با استفاده از یک مرورگر وب به آنها دسترسی پیدا می کنند.

ERP نصبی (On-premise ERP) چیست؟

یک ERP نصبی یا مستقر در محل، به صورت محلی و بر روی سرورهای کسب‌ و کار یا بر روی سرورهای شخص ثالث که توسط شرکت مدیریت می‌ شوند، نصب می شوند. از آنجایی که سیستم ها در محل قرار می گیرند، می توان سفارشی سازی های گسترده ای را روی آن ها انجام داد تا نیازها و فرآیندهای منحصر به فرد یک کسب و کار را برآورده کند. به طور معمول، سیستم‌های نصبی از شرکت‌ها می‌خواهند که مجوز نرم‌افزار دائمی را با یک پرداخت اولیه و یکجا خریداری کنند. این مجوز دائمی به کاربران این امکان را می دهد که به طور نامحدود به نرم افزار دسترسی داشته باشند و از آن استفاده کنند تا زمانی که شرایط و ضوابط فروشنده را رعایت کنند.

ERP یا سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی، انواع فرآیندهای تجاری را از حسابداری گرفته تا تجزیه و تحلیل، کنترل موجودی و زنجیره تامین را با هم هماهنگ می کند که می توان بروزرسانی یا نگهداری کرد. نرم افزارهای ERP نصبی، امکان ادغام تخصصی با سیستم‌های تجاری فعلی را فراهم می‌کنند و معمولاً برای خرید و مدیریت نرم‌افزار و سخت‌افزار به سرمایه‌گذاری‌ های اولیه و مداوم زیادی نیاز دارند.

علاوه بر این، هنگامی که سیستم در محل اجرا می شود، شرکت به یک تیم اختصاصی فناوری اطلاعات (چه داخلی یا خارجی) برای مدیریت آن، رسیدگی به هر گونه مشکل یا قطعی، مدیریت امنیت، مدیریت پشتیبان گیری و استقرار به روز رسانی ها یا تغییرات نیاز دارد.

اگر شرکت شما پرسنل IT بزرگ و باتجربه ای ندارد، ممکن است زمان و پول بیشتری را روی پرسنل اضافی سرمایه گذاری کرده و آنها را آموزش دهید. مهم تر از آن، این سیستم ها نیاز دارند که تیم فناوری اطلاعات شما مقدار قابل توجهی از زمان و بودجه خود را صرف کند تا اطمینان حاصل شود که سیستم شما در مواقعی که به آن نیاز دارید، از جمله نگهداری سخت افزار، اتاق سرور و موارد دیگر، فعال است. هنگامی که زمان ارتقای سیستم ERP شما فرا می رسد، IT باید سیستم را مجدداً در رایانه های کاربران مختلف نصب کند و سفارشی سازی ها و ادغام های مختلفی را که کسب و کار شما بر روی نرم افزار قبلی شما نصب کرده بود، دوباره پیاده سازی کند.

سیستم های نصبی، معمولاً به عنوان هزینه های سرمایه ای در نظر گرفته می شوند، در حالی که پلتفرم های ERP ابری به عنوان هزینه های عملیاتی در نظر گرفته می شوند. با این حال، استفاده از هر کدا م برای هر کسب و کار متفاوت است.

ERP ابری (Cloud ERP) چیست؟

سیستم‌ های Cloud ERP یا ابری به جای سرورهای خصوصی یک کسب‌وکار، توسط سرورهای فروشنده نرم‌افزار میزبانی می‌شوند و برنامه‌ها از طریق مرورگر وب یا برنامه تلفن همراه به جای نرم افزار نصب شده در سیستم قابل دسترسی هستند. هنگامی که یک شرکت، ERP ابری را انتخاب می کند، برای استقرار و استفاده از سیستم به سخت افزار، پایگاه داده، شبکه و زیرساخت فروشنده متکی است.

ERP ابری می‌ تواند در مقایسه با ERP نصبی، به عنوان سرویس (SaaS) در نظر گرفته می شود. شرکت ها برای حفظ دسترسی به سیستم، هزینه اشتراک دائمی می پردازند. از آنجایی که این نرم‌افزار بر روی سرورهای فروشنده قرار دارد، کسب و کارها، نیازی به تیم فناوری اطلاعات در محل برای نگهداری ندارند.

هزینه اشتراک ماهانه یا سالانه معمولاً شامل پشتیبانی، نگهداری و ارتقاء است. در نهایت، ERP ابری بر روی معماری های تک مستاجر یا چند مستاجر میزبانی می شود. در معماری چند مستاجر، یک نسخه از نرم افزار به چندین مشتری خدمت می کند اما داده های هر مشتری خصوصی و غیرقابل دسترسی برای سایر مشتریان باقی می ماند. در معماری تک مستاجر، یک نسخه از نرم افزار توسط یک مشتری استفاده می شود. آن مشتری پایگاه داده خود را دارد و از نظر مالی مسئول بخش بزرگی از نگهداری و مدیریت سیستم است. این می تواند به معنای استخدام یک تیم فناوری اطلاعات در محل یا برون سپاری تعمیر و نگهداری به شخص دیگری باشد.

با این حال، استفاده از شیوه های پیاده سازی ابری، هزینه کمتری دارند و شما به سادگی نرم‌ افزار را مطابق با نیاز خود پیاده‌ سازی می‌ کنید. همچنین تضمین می‌کند که سیستم همیشه در حال اجرا است و داده‌ ها ایمن هستند. در نهایت، همه اینها به بخش IT کسب و کار شما اجازه می دهد تا به جای صرف زمان اضافی برای نگهداری و مدیریت سیستم های داخلی شما، بر نوآوری و کمک به رشد مؤثرتر کسب و کار تمرکز کنند. 

درست مانند سیستم های نصبی، مزایا و معایب ERP ابری نیز وجود دارد و برای شرکت ها مهم است که قبل از انتخاب یک سیستم، نیازها و نگرانی های منحصر به فرد خود را به دقت ارزیابی کنند.

هنگام انتخاب نرم افزار Cloud ERP و On-Premise چه مواردی را در نظر بگیریم:

• هزینه های مالکیت (Ownership Costs)
  

ERP نصبی در مقایسه با ERP ابری، نیاز به سرمایه گذاری اولیه و مداوم دارند. اگر تیم فناوری اطلاعات کوچک باشد، شرکت ممکن است مجبور شود روی پرسنل فناوری اطلاعات و فرآیندهای آموزشی بیشتری سرمایه گذاری کند و در این صورت به بودجه اضافی برای کارکردن سیستم نیاز دارد.

ارتقای سیستم ERP نصبی، مستلزم استقرار مجدد آن در رایانه های مختلف توسط تیم فناوری اطلاعات است. آنها همچنین باید ادغام ها و سفارشی سازی های قبلی را مجدداً پیاده سازی کنند. با این حال، ERP فضای ابری به سرمایه گذاری اولیه بسیار کمتری نیاز دارد. هنگامی که نرم افزار را سفارشی کردید، کاربران می توانند از طریق رایانه و اینترنت به آن دسترسی داشته باشند. تیم‌ های فناوری اطلاعات می‌ توانند منابع را روی رشد و نوآوری‌هایی متمرکز کنند که به نفع کسب‌ و کار شما است.

• به روز رسانی و بهبود سیستم (System Updates and Enhancements)
  

نرم افزار ERP نصبی، نیاز به سفارشی سازی هایی دارد که به نرم افزار فعلی پیوند دارند. اگر نرم افزار را ارتقا دهید، سفارشی سازی های قبلی پاک می شوند. همین ارتقاء، استقرار و اجرای مجدد آن را چالش برانگیز می کند. زیرا تیم IT باید هر بار از ابتدا شروع کند. از سوی دیگر، نرم افزار ERP ابری تحت ارتقاء مداوم توسط فروشنده قرار می‌ گیرند و تضمین می کند که عملیات تجاری بر روی جدیدترین و پیشرفته ترین نسخه های نرم افزار اجرا شود و مهم تر از همه، معمولاً نیازی به پیاده سازی مجدد سفارشی سازی های قبلی نیست.

• پویایی (Mobility)
  

اگرچه دسترسی از راه دور به سیستم های ERP نصبی، به پشتیبانی شخص ثالث نیاز دارند اما با استفاده از سیستم‌های ERP ابری، تنها ابزار موردنیاز، اتصال به اینترنت است. چنین اتصالی پویایی، انعطاف پذیری و دسترسی به منابع را از هر مکانی تضمین می کند.

• قابلیت دسترسی و عملکرد سیستم (System Accessibility and Performance)
  

هر دو راهکار، بر اساس نیازهای شما عملکرد بهینه را تضمین می کند. Cloud ERP به طور خودکار منابع اضافی را برای افزایش ترافیک اختصاص می دهد اما دستیابی به چنین نتایجی در سیستم های ERP نصبی بهتر عمل می کند.

• ویژگی ها و برنامه های کاربردی (Features and Applications)
  

نرم افزار های ERP نصبی، بر اساس نیازهای تجاری خاص طراحی شده اند. اگرچه ERP ابری در مقایسه با ERP نصبی، انعطاف‌پذیری دارند اما میزان آن به محیط استفاده آنها بستگی دارد. با این حال، سیستم های نصبی قابلیت های بیشتری را ارائه می دهند.

• سرعت استقرار (Deployment Speed)
  

ERP نصبی نیاز به برنامه ریزی استراتژیک و زمان کافی دارد اما Cloud ERP نیازی به سخت افزار اضافی ندارد و در زمان و منابع مورد نیاز برای خرید و نصب زیرساخت فناوری اطلاعات صرفه جویی می کند.

ERP نصبی می‌ تواند در مقایسه با ERP ابری که سه تا شش ماه به طول می‌انجامد، حتی تا دوازده ماه به طول انجامد. از طرفی، سیستم‌های ERP مبتنی بر ابر مقیاس‌پذیر هستند که به کسب‌ و کارها، انعطاف‌پذیری بیشتری برای سازگاری با رشد می‌ دهد. نرم افزارهای ERP نصبی، اغلب به سخت‌افزار اضافی برای مقیاس‌بندی و اجازه دسترسی به افراد بیشتری نیاز دارند.

• سفارشی سازی ها (Customizations)
  

سیستم های ERP نصبی، قابل سفارشی سازی و تنظیم هستند اما با هزینه های بالاتر و دوره های طولانی تر، اغلب به سخت افزار و منابع جامعی نیاز دارد و همچنین می تواند باعث خرابی سیستم در طول فرآیند شود اما سیستم های ERP فضای ابری به راحتی با هزینه کمتر و حتی در زمان کمتر نیز قابل تنظیم هستند.

بسته به ساختار، فرآیندها، نیازها و اهداف یک شرکت، یک سیستم نصبی می‌تواند مزایای بزرگی را به همراه داشته باشد و حتی موانع بزرگی ایجاد کند. بنابراین، برای هر سازمانی مهم است که هنگام انتخاب سیستم و روش میزبانی، روی فرآیندها و نیازهای حیاتی خود تمرکز کند. با توجه به آنچه تا به الان گفته شد، چند ویژگی از سیستم های نصبی وجود دارد که بسیاری از مشاغل ترجیح می دهند:

مزایای ERP نصبی:

• کنترل بیشتر بر امنیت سیستم (Greater control over system security)

سیستم های ERP، حجم زیادی از داده ها را با اطلاعات ضروری مانند عملیات تجاری مدیریت می کنند. بنابراین، نرم افزار نصبی، کنترل بیشتری بر روی داده های دریافتی دارد و به روز رسانی اطلاعات را تضمین می کند. سیستم های ERP نصبی، اغلب تمام اطلاعات حساس را ذخیره می کنند. این کسب و کار است که تعیین می کند کجا داده ها را ذخیره کنید و چگونه به داده ها دسترسی داشته باشید و چه اقداماتی می توانند روی آن انجام دهند. تیم فناوری اطلاعات با دانش مدیریت می‌تواند ارتقاها را اجرا کند. این امکان برنامه ریزی بهتر را برای به حداقل رساندن خطرات خرابی غیرمنتظره فراهم می کند.

در حالی که سیستم‌های ERP ابری، مجموعه‌ای از اقدامات امنیتی را برای محافظت از اطلاعات و داده‌های مشتریان ارائه می‌دهند، سیستم نصبی کنترل نهایی را بر داده‌ ها و امنیت را به کسب‌ و کارها ارائه می‌ دهد. از آنجایی که سیستم بر روی سرورهای یک کسب و کار قرار دارد، اقدامات امنیتی توسط تیم فناوری اطلاعات کسب و کار اجرا و کنترل می شود.

• قابلیت اطمینان (Reliability)

سیستم های ERP نصبی می توانند بدون اتصال به اینترنت کار کنند. در صورت قطع ارتباط، عملیات تجاری می تواند یکپارچه ادامه یابد.

• دید پیوسته (Continuous Visibility)

ERP نصبی، تضمین می کند که تمام داده ها در سخت افزار باقی می مانند. بنابراین، تیم‌ های فناوری اطلاعات می‌ توانند داده‌ ها و سیستم ذخیره‌ شده را از نزدیک نظارت کنند و سیستم را در مورد هرگونه تغییر عملیاتی به‌روز نگه دارند.

• قابلیت سفارشی سازی (Ability to customize)

سیستم های نصبی بسیار قابل تنظیم هستند. زیرا در سرورهای خود یک کسب و کار مستقر شده اند. آنها همچنین توسط کارکنان شرکت نگهداری می شوند. سفارشی سازی های گسترده، ممکن است برای شرکت هایی در صنایع خاص که نیازهای بسیار تخصصی دارند ضروری باشد.

• کارایی هزینه (Cost Efficiency)

ERP نصبی، نیاز به سرمایه گذاری قابل توجهی دارد. با این حال، مشاغل بزرگ، نرم افزارهای نصبی ERP را مقرون به صرفه تر از ERP ابری می دانند. از طرفی، یادآوری این نکته ضروری است که کارایی هزینه واقعی یک سیستم ERP نصبی، در حدود سه تا پنج سال آشکار می شود.

معایب ERP نصبی:

• قفل نسخه (سفارشی سازی بیش از حد) (Version lock)

توانایی سفارشی کردن یک سیستم در محل، یک مزیت برای بسیاری از شرکت ها است. با این حال، با گذشت زمان، سیستم های بسیار مناسب می توانند اساساً در نسخه فعلی خود “قفل” شوند. هنگامی که یک سیستم به طور گسترده بهینه سازی و سفارشی سازی شده باشد، می تواند برای یک شرکت غیرعملی یا حتی غیرممکن شود که به روز رسانی ها را اجرا کند. هر چه یک سیستم سفارشی‌ سازی‌ بیشتری داشته باشد، انتقال آن برنامه‌ ها به نسخه‌ های جدیدتر بدون خرابی، عملکرد نادرست است.

برای بسیاری از شرکت‌ ها، خطرات به‌روزرسانی نرم‌افزار ERP نصبی، بیشتر از مزایای بالقوه آن است، بنابراین از آن اجتناب می‌ کنند. به ناچار، سیستم های آنها منسوخ می شوند و دیگر نیازهای متغیر مشتریان، صنعت یا نیروی کار خود را برآورده نمی کنند. به عنوان مثال، یک برنامه مالی منسوخ شده، زمانی که مقررات تشخیص درآمد تغییر می کند، می تواند مشکلات جدی ایجاد کند.

• مجموعه مهارت های مورد نیاز (Required Skillset)

کسب و کارهای کوچک، اغلب توانایی مالی زیادی برای پشتیبانی از سیستم های نصبی را ندارند.

• مقیاس پذیری (Scalability)

مقیاس پذیری سیستم های ERP نصبی، می تواند چالش برانگیز باشد. آنها به منابع اضافی سخت افزار، ذخیره سازی، آموزش و هزینه های نیروی کار نیاز دارند.

• هزینه ی راه اندازی پایین تر (Lower Start-up Cost)

سیستم های ERP ابری، با خدمات اشتراک ماهانه یا سالانه در دسترس هستند و نیازی به سرمایه‌گذاری روی سخت‌افزار فیزیکی نیست. ارائه دهنده ERP فضای ابری، مسئول هزینه های سیستم و نگهداری است. هزینه اشتراک شامل این هزینه ها می شود. بنابراین هیچ هزینه اضافی برای کسب و کار وجود ندارد.

• مقیاس پذیری (Scalability)

سیستم‌های ERP فضای ابری، گزینه‌ های انعطاف‌پذیرتری را در مورد مقیاس‌پذیری ارائه می‌ دهند. هنگامی که کسب و کار بسته مناسب را خریداری کرد، تیم فناوری اطلاعات می تواند سیستم را بر اساس نیازهای خاص خود سفارشی کند که باعث صرفه جویی در هزینه ها و به حداقل رساندن منحنی یادگیری و دوره اجرا می شود.

• انعطاف پذیری (Flexibility)

سیستم های ERP فضای ابری، دارای سیستم های پشتیبان گیری خودکار و اقدامات بازیابی هستند که به کسب و کارها کمک می کند تا در صورت وجود اختلال به سیستم تولید و داده ها دسترسی داشته باشند. سیستم‌ های نصبی، سیستم‌ های پشتیبان دستی دارند که انتقال داده‌ها را چالش‌ برانگیزتر می‌ کند.

معایب ERP ابری:

• امنیت (Security)

به وسیله ی سیستم‌ های ERP ابری، داده‌ها نزد پشتیبان باقی می‌ماند که مسئول ایمنی و امنیت است. بدین ترتیب، می‌تواند برای مشاغل و شرکت‌ هایی که داده‌ های اختصاصی را مدیریت می‌ کنند، خطرآفرین باشد.

• قابلیت اطمینان (Reliability)
  

سیستم های ERP ابری در مقایسه با ERP نصبی، تنها زمانی قابل دسترسی و عملیاتی هستند که اتصال اینترنتی وجود داشته باشد. قطع خدمات و اینترنت می تواند به طور قابل توجهی بر فرآیندهای حیاتی کسب و کار تأثیر بگذارد. بنابراین، مناطق دورافتاده با پیوندهای ناپایدار نیز همین مشکل را تجربه می کنند.

ERP بخش مهمی از ایجاد فرآیندهای تجاری ساده و انعطاف‌پذیر برای اقتصاد جهانی و همیشه در حال تغییر امروزی است. شرکت هایی که سیستم ها و فرآیندهای فعلی خود را بررسی و بهبود می بخشند، می توانند مزیت رقابتی به دست آورند و با تغییر صنایع و کسب و کارشان چابک تر شوند. هنگامی که با مقایسه ERP ابری و نصبی مواجه می شوید، تصمیم شما به نیازهای شما بستگی دارد. به طور کلی، راهکارهای داخلی امنیت بهتری را در حفاظت از داده ها تضمین می کنند اما نیاز به سرمایه گذاری بیشتری دارند. علاوه بر این، راهکارهای ابری مقیاس‌ پذیری و انعطاف‌ پذیری بیشتری ارائه می‌دهند اما داده‌ها نزد شخص ثالث باقی می‌ مانند.

منبع:

https://www.sphereinc.com/blogs/cloud-erp-vs-on-premise/

https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/on-premise-cloud-erp.shtml#:~:text=The%20basic%20difference%20between%20on,is%20provided%20as%20a%20service

https://www.andersonfrank.com/insights/erp-selection-cloud-vs-premise

https://www.vaco.com/blog/cloud-based-vs-on-premise-erp/

در یک سازمان، بخش های مختلفی وجود دارد مانند بخش مالی و حسابداری، بخش انبار داری، بخش مدیریت، بخش نگهبانی، بخش تولید، بخش نگهداری از مواد اولیه که همه این موارد از بخش های مختلف یک سازمان می باشند و نیاز است بین تمامی بخش های یک سازمان، یک ارتباط زنجیروار وجود داشته باشد تا افراد بتوانند به داده های هر بخش ارتباط مستقیم داشته باشند. ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمانی، یک بسته نرم افزاری یکپارچه است که اطلاعات ارزشمندی را در اختیار شما قرار می دهد. این یکپارچه بودن بهترین نرم افزارهای ERP، باعث یکپارچگی اطلاعات شرکت نیز خواهد شد. به عبارتی، ERP بهترین راه حل برای ادغام این فرآیندها و فناوری ها در یک تجارت است که امکانات زیادی را در اختیارتان قرار می دهد. این نرم افزار، در رشد یک شرکت نقش مهمی ایفا می کند. صرف نظر از نیازها و بودجه یک شرکت، بهترین نرم افزارهای ERP برای رشد و پیشرفت یک سازمان حیاتی است.

به زبان ساده، یک ERP به کسب‌ و کار ها اجازه می‌ دهد تا به جای عملیات اضافی، روی داده‌ها تمرکز کنند و روش های بهینه را برای ساده‌ سازی فرآیند های تجاری در اختیار کسب و کار ها قرار می دهد. در مقاله “ERP مخفف چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟“ می توانید بیشتر با مفهوم ERP آشنا شوید.

برخی از ERP ها به طور انحصاری برای مشاغل متوسط ​​تا بزرگ طراحی شده اند در حالی که برخی دیگر برای مشاغل کوچکتر بهترین عملکرد را دارند. ERP ها همچنین بر روی نرم افزارهای کامپیوتری، نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری یا هر دو قابل اجرا می باشند. شما می توانید بسته به نیازهای کسب و کار خود تعیین کنید که کدام نرم افزار برای محیط شما مناسب تر است و در صورتی که نیاز به راهنمایی بیشتر در این مورد دارید، می توانید مقاله “انتخاب سیستم ERP مناسب برای کسب و کار شما“ از وبلاگ آوین آویسا مطالعه فرمایید.

در این مقاله، چند نمونه از بهترین نرم افزارهای ERP در جهان شرح داده می شود و ویژگی های کلی آنان نیز بیان می گردد که عبارت است از:

• • Oracle NetSuite
  • Microsoft Dynamics
  • Sage 300
  • Odoo
  • Infor

1. نرم افزار  Oracle NetSuite

NetSuite یک مجموعه مدیریت کسب و کار و یک پلت فرم ERP است که امور مالی، CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) و تجارت الکترونیک را برای بیش از 18000 مشتری در بر می گیرد. علاوه بر این، یک نرم افزار قابل اعتماد در سطح جهانی است که امکان اتوماسیون کل سازمان را در فضای ابری از طریق یکپارچه سازی فراهم می کند. NetSuite در سال 2016 توسط Oracle خریداری شد و توسط یک شرکت چند ملیتی فناوری رایانه پشتیبانی می شود. Oracle اخیراً به‌ عنوان یکی از برترین فروشندگان ERP معرفی شده است و همچنان نرم افزار NetSuite را برای شرکت‌ هایی با موقعیت‌ های مختلف و یا سازمان‌ های در حال رشد پشتیبانی می‌ کند.

پنل این نرم افزار به شما این امکان را می دهد تا داده هایی را که برای مدیریت یک کسب و کار نیاز دارید، در یک صفحه مشاهده کنید. این نرم افزار با ویژگی هایی که دارد، به راحتی قابل تنظیم است و کاربران می توانند آن را مطابق با نیازهای خاص خود تنظیم کنند.

ویژگی های کلیدی نرم افزار Oracle NetSuite:

• مدیریت مالی و برنامه‌ریزی (Financial Management and Planning): به شما کمک می‌ کند تا با بهره گیری از اطلاعات مالی و هوش تجاری بتوانید تصمیم گیری سریع تری را انجام دهید. همچنین در برنامه ریزی و توسعه، مدیریت مالی، مدیریت درآمد، کنترل موجودی، بازار یابی و مدیریت موجودی و سفارش به شما کمک می کند.
• مدیریت سفارش (Order Management): فرآیندهای فروش و مالی را در قیمت گذاری و سفارش فروش مدیریت می کند.
• مدیریت تولید (Production Management): با کنترل کامل برنامه ها و فرآیندهای تولید، این امکان برای شما فراهم می شود تا بتوانید محصولات را به‌ طور کارآمد و به موقع در بازار عرضه کنید.
  
• مدیریت منابع انسانی (Human Capital Management): مدیریت منابع انسانی یا به اختصار (HRM) یا مدیریت سرمایه انسانی (HCM) معمولاً تمام ویژگی های یک برنامه مدیریت نیروی کار را در برمی گیرد و قابلیت های اضافی را ارائه می دهد. این ماژول، به شما کمک می کند تا با اطمینان از اینکه شغل مناسب به هر فرد اختصاص داده شده است و بیشترین بهره را از سرمایه گذاری خود در سرمایه انسانی ببرید.

مزایا و معایب Oracle NetSuite در یک نگاه:

مزایا:

این نرم افزار سطح بالایی از اتوماسیون را ارائه می دهد.
انعطاف پذیر و به راحتی قابل تنظیم می باشد.
پشتیبانی عالی برای مشتری ارائه می دهد.
عملکرد قوی و مقیاس پذیری بالا
دارای پلتفرم دیجیتال و جامع
PRM عالی (ماژول ارتباط با شریک)
پروتکل های امنیتی کارآمد
قابلیت پشتیبانی از چندین زبان
این نرم افزار ERP سالی دو بار ارتقا می یابد.
قابلیت دسترسی به نرم افزار از راه دور برای همکاری واحدهای تجاری پیشرفته را فراهم می کند.
مناسب برای هر نوع کسب و کار با هر اندازه ای، اعم از کسب و کار کوچک، متوسط ​​یا بزرگ
ماژول تجزیه و تحلیل داده داخلی برای ایجاد بینش عملی

معایب:

معمولا پشتیبانی مشتری با مشکلات زیادی همراه است.
ارتقاء محصول کمی چالش برانگیز است.

2. نرم افزار  Microsoft Dynamics

اگر کسب و کار شما در حوزه مالی، تک فروشی و تولیدی فعالیت می کند، Microsoft Dynamics نرم افزار پیشنهادی ما برای شما خواهد بود. یکی از دلایل اصلی توصیه ما برای این نرم افزار این است که به کسب و کارها دید جامعی از وضعیت مالی خود ارائه می دهد. Microsoft Dynamics یک سیستم نرم‌افزاری ERP و مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است که برای بخش هایی نظیر مالی، تولید و غیره مناسب است. در حال حاضر، بیش از 200000 مشتری در سراسر جهان از آن استفاده می کنند.

ویژگی های کلیدی:

• صنایع متمرکز (Focus Industries): بر حوزه های مختلف از جمله فروش، خدمات، تولید، مالی و بخش عمومی تمرکز دارد.
• تجزیه و تحلیل پیش‌بینی‌کننده (Predictive Analytics): دارای یک ماژول تحلیلی داخلی است که گزارش‌ های دقیقی را ارائه می دهد.
• ادغام شخص ثالث (Third-party Integrations): به طور گسترده با چندین برنامه مانند Outlook، Lync، Sharepoint، Word و غیره یکپارچه شده است.
  
• بازاریابی گسترده (Extensive Marketing): از طریق Adobe Marketing Cloud و Dynamics 365، یک سیستم بازاریابی را تشکیل می دهد که به شما امکان می دهد نتایج کمپین های بازاریابی خود را تجزیه و تحلیل کنید.

مزایا و معایب Microsoft Dynamics در یک نگاه:

مزایا:

یک محیط بسیار مشارکتی را فراهم می کند (کاربران می توانند در Yammer تعامل داشته باشند)
ذارای امکانات پشتیبانی مشتری گسترده
قابل تنظیم و بسیار مقیاس پذیر
سازگار با پلتفرم های متعدد از جمله iOS و Android
شاخص‌ های کلیدی، مانند درآمد، گردش مالی و مسائل اساسی را بهبود می‌بخشد.
اتوماسیون گسترده در دسترس است.

معایب:

پشتیبانی 24 ساعته برای مشتری ارائه نمی دهد.
نسخه آزمایشی رایگان ارائه نمی دهد.

3. نرم افزار Sage 300

Sage یک نرم افزار ارائه دهنده حسابداری و سیستم ERP در سراسر جهان است که یکی از انتخاب‌ های پیشرو برای کسب‌ و کارهای کوچک می باشد. میلیون‌ ها مشتری با امکانات امور مالی، پرداخت‌ ها و عملیات خود را مدیریت می‌ کنند. این نرم افزار به کسب و کار ها کمک می کند تا از طریق اتوماسیون کاربر پسند، تصمیمات هوشمندانه تری بگیرد و برای آینده برنامه ریزی کند.

اگر به دنبال مدیریت موجودی کسب و کار، امور مالی و عملیات تجاری خود هستید، Sage 300 یک نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی است که بر رشد کسب و کار تمرکز دارد و با امکان خودکارسازی فرایندهای مالی، می‌ تواند روی سایر حوزه‌ ها نبز تمرکز کند و در عین حال از روش هایی استفاده کند که برای مشاغل کارآمد باشد. Sage 300 در درجه اول به کسب و کارها کمک می کند تا همکاری بین بخش های کسب و کار را از طریق یک پلت فرم مدیریت یکپارچه که به طور کامل از طریق فضای ابری در دسترس است، افزایش دهند.
Sage 300 یک سیستم ERP مبتنی بر ویندوز است که بر روی Microsoft SQL اجرا می شود. در حال حاضر بیش از 2 میلیون کاربر جهانی دارد و برای مشاغل کوچک و متوسط مناسب است.

ویژگی های کلیدی:

• مدیریت چندین شرکت (Manage Multiple Companies): این سیستم نرم افزاری ERP می تواند چنین سازمان را همزمان مدیریت کند و گزارش نتایج توسط آن ها را بسیار آسان می کند.
• تجارت بین‌الملل ساده (International Business Made Simple): تجارت بین‌المللی می‌ تواند پیچیده باشد اما Sage 300 با حفظ تعداد نامحدودی از ارزها، نرخ‌های مبادله، و خودکارسازی سود یا زیان ناشی از نوسانات، کار را آسان‌تر می‌کند.
• خودکارسازی امور مالی (Automate Finances): مدیریت مالی به همراه صورت حساب بانکی ماهانه شما به صورت خودکار صورت می گیرد.

مزایا و معایب Sage 300 در یک نگاه:

مزایا:

با زبان های متعددی از جمله انگلیسی، اسپانیایی، فرانسوی، ایتالیایی و غیره عرضه می شود.
ارائه گزارش هوشمند
نمایش و کمک به ردیابی حساب های پرداختنی
قابلیت پشتیبانی مشتری
قابلیت ادغام با برنامه هایی مانند آمازون، مجنتو، Shopify، Salesforce و موارد دیگر
سهامداران را قادر می سازد تا برای تصمیم گیری آگاهانه و سریع تر به اطلاعات فوری دسترسی پیدا کنند.
این نرم افزار، می تواند راه حلی برای طیف گسترده ای از صنایع مانند ساخت و ساز، تولید، عمده فروشی داشته باشد.
دسترسی 24 ساعته به مقالات پشتیبانی، اسناد تولید، آخرین به روز رسانی ها و موارد دیگر
انجمن هایی را برای به اشتراک گذاشتن نظرات و پیشنهادات شما فراهم می کند.

معایب:

نسخه آزمایشی رایگان ارائه نمی دهد.

گران قیمت

4. نرم افزار Odoo

نرم‌افزار Odoo ERP در افزایش فروش، یکپارچه‌ و ساده‌ سازی عملیات‌ هایی مانند MRP (حداکثر قیمت‌گذاری خرده‌فروشی) برتری دارد و یکی از بهترین نرم افزارهای موجود در بازار است که به سازمان کمک می کند تا به طور کارآمد کار کند و تمام منابع موجود را به صورت ساختاریافته مدیریت کند. همچنین، مدیریت امور مالی و بازاریابی برخی از قابلیت های اضافی ابن نرم افزار است.

Odoo یک سیستم نرم افزاری ERP جامع و همه جانبه است که طیف گسترده ای از برنامه های کاربردی مانند CRM، مدیریت پروژه، ماژول های ERP، موجودی و مدیریت انبار را ارائه می دهد. در ابتدا، نرم افزار “Odoo Enterprise” یک نسخه آزمایشی رایگان 15 روزه را برای کاربران خود ارائه می دهد و پس از آن، نیازمند پرداخت 24 دلار برای هر کاربر در ماه است اما اگر به امکانات جامع تری از این نرم افزار نیاز دارید، باید هزینه اضافی بپردازید در غیر این صورت، نسخه رایگان آن می تواند نیازهای شما را برآورده کند.

ویژگی های کلیدی:

• مدیریت موجودی انبار (Inventory Management): Odoo دارای یک سیستم مدیریت موجودی منحصر به فرد است که کل فرایند محصول را از تولید تا فروش را ارزیابی می کند.
• بررسی کیفیت (Quality Checks): نرم افزار ERP می تواند به طور خودکار، کیفیت را در تمام بخش های کسب و کار بررسی کند.
• پورتال های اختصاصی مشتری (Dedicated Customer Portals): پورتال های اختصاصی مشتری تضمین می کنند که داده های مشتری به شیوه ای بسیار سازمان یافته ذخیره شده و قابل دسترسی است.
• پایگاه داده متمرکز کارکنان (Centralized Employee Database): سیستم نرم افزار ERP می تواند تمام داده های منابع انسانی و جزئیات کل نیروی کار را در یک پلت فرم برای دسترسی فوری جمع آوری کند.

مزایا و معایب Odoo در یک نگاه:

مزایا:

تیم های پشتیبانی مشتری چند زبانه (انگلیسی و فرانسوی)
پشتیبانی از طریق ایمیل و چت
یک پیشنهاد مادام العمر رایگان عالی
گزینه ای برای طیف گسترده ای از ادغام ها (DHL Express، FedEx، eBay، VoIP، و موارد دیگر)
به راحتی قابل تنظیم است.
رویه صورتحساب خودکار
نسخه آزمایشی رایگان 15 روزه را ارائه می دهد.

معایب:

پشتیبانی مشتری فقط از دوشنبه تا جمعه در دسترس است.
برای یک مبتدی، ممکن است کار کردن با آن چالش برانگیز باشد.
پرداخت هزینه اضافی برای هر برنامه اضافی نصب شده

5. نرم افزار  Infor

Infor یک سیستم نرم افزاری ERP مبتنی بر فضای ابری (Cloud) است که از طیف گسترده ای از صنایع مانند تولید و خرده فروشی از ان استفاده می کنند. از هوش مصنوعی پشتیبانی می‌کنند و بر روی پلت فرم قدرتمند Infor Coleman AI ساخته شده است و به راحتی با سیستم‌ های موجود ادغام می‌ شود.

بیش از 65000 سازمان در سرتاسر جهان برای کمک به غلبه بر اختلالات بازار و دستیابی به تحول دیجیتال در سطح کسب و کار به Infor متکی هستند. مزایای Infor زمانی آشکار می شود که بتوانید داده ها را بررسی کنید و ببینید که چگونه بر بخش های مختلف سازمان شما تأثیر می گذارد. بنابراین، اگر به دنبال کسب اطلاعات دقیق برای شرکت خود هستید، Infor نرم افزار مناسب شما است. Infor با توانایی مدیریت کارکنان و برنامه ریزی نقش آنها در شرکت، راه حلی عالی برای کسب و کارها ارائه می دهد. این کار را با رابط کاربری آسان انجام می دهد که هم از نظر بصری جذاب و هم بصری است.

ویژگی های کلیدی:

• تجزیه و تحلیل داده ها (Data Analytics): با تجزیه و تحلیل داده ها، می تواند بینش دقیقی را برای کسب و کارها فراهم کند. علاوه بر این، می تواند حجم زیادی از داده های چند جانبه را مدیریت کند که می تواند به شما در تجسم نتایج به روش های مختلف کمک کند.
• برنامه ریزی (Planning): برنامه ریزی نیروی کار را امکان پذیر می کند که می تواند به کسب و کارها در برنامه ریزی تولید و مراقبت از زمان بندی کمک کند. همچنین اطمینان حاصل می کند که کمبود نیرو وجود ندارد و الزامات تولید برآورده می شود.
• مدیریت نیروی کار (Workforce Management): فرآیند استخدام را بهینه می کند و تضمین می کند که استعدادهای مناسب را برای موقعیت های مناسب استخدام می کنید.
• مدیریت دارایی (Asset Management): به شما کمک می کند تا اطمینان و دارایی ها را به حداکثر برسانید، احتمال رکود را پیش بینی کرده و اقدامات پیشگیرانه ای را برای مقابله با آن انجام دهید و فرآیندهای مختلف تجاری را ساده کنید.

مزایا و معایب Odoo در یک نگاه:

مزایا:

استقرار در محل و ابر را ارائه می دهد.
با تمام دستگاه های تلفن همراه از جمله تب ها و غیره سازگار است.
پشتیبانی 24 ساعته مشتری (ایمیل، تلفن، رسانه های اجتماعی)
قابل تنظیم
یک پلتفرم چند زبانه
امکان همکاری عالی بین واحدهای تجاری را فراهم می کند.
سطح بالایی از اتوماسیون گردش کار را امکان پذیر می کند.

معایب:

با اکسل خیلی سازگار نیست.
اجرای وظایف در پس زمینه می تواند باعث کند شدن نرم افزار ERP شود.
استفاده از آن برای یک مبتدی می تواند چالش برانگیز باشد.
پشتیبانی مشتری ممکن است سریع نباشد.
گزینه های آزمایشی رایگان در دسترس هستند اما محدود هستند.

منبع:

https://www.adamenfroy.com/erp-software-systems

https://www.softwareworld.co/top-erp-software/#what-is-erp-software

https://financesonline.com/top-10-erp-software-company-analysis-popular-tools/

بیش از 50 درصد از زمان بخش منابع انسانی کسب و کارها صرف پردازش اطلاعات کارکنان و پاسخ دادن به سؤالات آن ها می شود. در این مقاله در مورد آنچه که یک سیستم ERP می تواند برای مدیریت منابع انسانی انجام دهد، صحبت می کنیم. پیاده سازی سیستم مدیریت منابع انسانی بسیاری از این کارهای اداری معمول مرتبط با منابع انسانی را حذف می کند. ماژول منابع انسانی ERP اغلب نیازها و الزامات صنعت مدرن را برآورده می کند و خدماتی ارائه می‌ کند که تمام فرآیندهای مرتبط با منابع انسانی را ساده می کند.

HRM مخفف Human Resource Management است. ماژول مدیریت منابع انسانی به نرم افزار ERP در مدیریت منابع انسانی کمک می کند. هر صنعتی برای عملیات موفق خود به نیروی انسانی نیاز دارد. تمام این نیروها توسط ماژول مدیریت منابع انسانی مدیریت می شوند. ماژول مدیریت منابع انسانی ERP سوابق همه کارکنان از جمله نام، کد کارمند، حقوق و آدرس آن ها را نیز ذخیره می کند. این جزئیات به طور ایمن در این ماژول نگه داری می شوند. 

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی در ابتدا برای برنامه ریزی و زمان بندی استفاده از مواداولیه ساخته شده بود. اما امروزه ERP از هدف اولیه خود فراتر رفته و خود را به پیچیده ترین و بزرگترین چارچوب سازمانی تبدیل کرده است که مدیریت کسب و کار و توسعه کسب و کار را بهبود می بخشد. امروزه ERP دارای ظرفیت مدیریت دارایی های انسانی سازمان است. نقش ERP در مدیریت منابع انسانی بسیار بیشتر از تصور ذهن انسان است. مانند روشی که یک ERP چندین بخش تجاری را با هم ادغام می کند، یک ERP در HRM با چندین عملکرد تحت مدیریت کارکنان یکپارچه می شود.

چهار دارایی سودمند برای یک تجارت وجود دارد: زمین، نیروی کار، سرمایه و شرکتی برای تولید یا فروش محصولات و ارائه خدمات. در تمام طول مدت انجام وظایف تجاری، تمرکز باید بر کارمندان یا افرادی باشد که روی آن ها کار می کنند. بنابراین، مدیریت منابع انسانی (HRM) حول فعالیت‌هایی که برای استخدام نامزدهای مناسب موقعیت های شغلی و بهبود مستمر مهارت‌ها و توانایی‌های آن ها از طریق ارائه پشتیبانی خوب و مناسب انجام می‌ شوند، می‌چرخد. بنابراین، اگر اندازه شرکت شما بزرگ باشد، یک ERP برای HRM حیاتی و ضروری است.

یکی از مهم‌ترین مزایای ماژول‌های سیستم ERP، همکاری آسانی است که در جریان‌های کاری داخلی ایجاد می‌کنند. هنگامی که سیستم‌ ها جدا نگهداری می شوند، داده ها باید به صورت دستی به اشتراک گذاشته شوند. بنابراین، اگر ماژول منابع انسانی یکپارچه ندارید، ممکن است برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات نیاز به قالب‌بندی مجدد داشته باشید، که ممکن است مستعد خطای انسانی زیاد باشد. در ادامه در رابطه با مزایای این ماژول بیشتر صحبت خواهیم کرد.

پنج مزیت مهم ماژول مدیریت منابع انسانی ERP:

• پایگاه داده متمرکز

یکی از مزایای اصلی ERP در HRM، پایگاه داده متمرکز است. یک پایگاه داده یکپارچه به مدیریت کمک می کند تا بدون دردسر به اطلاعات موردنظرش دست یابد. یک نرم افزار منابع انسانی موجب می شود تا داده های هر کارمندی مانند نام و کد کارمند، حضور و غیاب کارکنان، مرخصی ها، سابقه کاری، بررسی عملکرد، مزایای مختلف کارکنان را که از خود پایگاه داده جمع آوری می شود، به راحتی بازیابی کنیم. بنابراین به مدیریت کسب و کار کمک می کند تا تصمیمات به موقع بگیرد و اطمینان حاصل کند که همه چیز منظم و سازماندهی شده است.

• جذب استعداد

دومین و سودمندترین مزیتی که یک ERP ارائه می دهد، جذب استعداد است. پیاده سازی ERP برای HRM تضمین می کند که افراد مناسب و ماهر برای موقعیت های شغلی مشخص استخدام می شوند. ERP در تعیین مهارت های مورد نیاز برای شرح وظایف خاص، نظارت بر آموزش حضور کارکنان، ثبت عملکرد کارکنان و موارد دیگر کمک می کند. به طور خلاصه، یک ERP در محل کار به مدیریت مهارت ها و آموزش کارکنان به مهم ترین شکل کمک می کند.

• بازخورد عملکرد

ماژول مدیریت منابع انسانی ERP به جمع آوری بازخورد عملکرد کارکنان کمک می کند. این بازیابی داده ها محور یک کسب و کار است، زیرا مراحل پیشرفت شرکت از نظر کار را مشخص می کند. ویژگی‌هایی مانند جدول زمانی و ارزیابی کارکنان به فرمول‌بندی مجموعه اطلاعات صحیح در مورد تعهد و صداقت کارمندان کمک می‌کند. همچنین به مدیریت کمک می کند تا در صورت تداخل و تاخیر، به موقع به موضوع رسیدگی کند. در مجموع، ERP به عنوان یک کاتالیزور برای تقویت ارتباطات داخلی و ایجاد حس اعتماد بین طرفین عمل می کند.

• پرداخت ها و مزایا

مدیریت حقوق و دستمزد کارکنان یکی از وظایفی است که هر سازمانی با آن مواجه است. مهم نیست تعداد کارمندان شما چقدر کم یا زیاد است، محاسبه دقیق حقوق کارمند و سایر مزایایی مانند بیمه، وام و غیره به حداکثر صبر و زمان نیاز دارد. هر اشتباه انسانی منجر به عوارض جدی مانند نارضایتی کارکنان، حفظ شرکت، خروج سهامداران و بسیاری موارد دیگر خواهد شد. با وجود یک ERP، مدیریت حقوق و دستمزد یکپارچه و بدون دردسر خواهد شد. مدیریت خودکار منابع انسانی، احتمال هر خطای مستعد دستی را به حداقل می رساند. بدون هیچ افزایش یا تکراری در داده ها، سازمان تجاری می تواند پرداخت های کارکنان و سایر مزایا را به طور موثر مدیریت کند.

• دیجیتالی شدن

به کمک ERP، در  نیروی کار موردنیاز کسب و کار به میزان قابل توجهی صرفه جویی می شود. برای مثال در بخش های مربوط به منابع انسانی که برای انجام یک کار به 5 کارمند نیاز بود، با استفاده از ماژول منابع انسانی، به یک کارمند کاهش می یابد. همچنین زمان انجام یک عملکرد مانند هر کار دیگری کاهش می یابد و بستری برای برنامه ریزی استراتژیک کسب و کار به شما می دهد. با استفاده از ماژول مدیریت منابع انسانی، کسب و کار می تواند رشد قابل توجهی در سطح نیروهای خود داشته باشد، زیرا کارمندان را با زمان و انرژی و دقت بیشتری جذب می کند. به طور خلاصه، با کمک ماژول منابع انسانی ERP می توان یک جامعه کارمند مولدتر ایجاد کرد.

از آنجایی که ماژول منابع انسانی، داده‌های مربوط به هر کارمند را جمع‌آوری می‌کند، دائماً اطلاعاتی را از تمام بخش‌های شما دریافت می‌کند. یک ماژول HR اطلاعات کارمندان را، حتی اگر در مکان های مختلف یا در راه دور کار می کنند، به طور همزمان جمع آوری می کند. در صورت نیاز می توان اطلاعات را بین بخش ها به اشتراک گذاشت. برخی از وظایف متداول منابع انسانی که می‌ توانند از طریق یک ماژول نرم‌افزار ERP خودکار شوند، شامل پیگیری روزهای تعطیلات یا جداول زمانی یا مستندسازی آموزش‌های مربیگری یا اقدامات انضباطی است. سیستم منابع انسانی شما حتی می‌ تواند پاداش‌ ها را با استخراج داده‌های فروش و کمیسیون از یک ماژول CRM ردیابی کند.

یکی از مهم‌ترین مزایای ماژول‌های سیستم ERP، همکاری آسانی است که در جریان‌های کاری داخلی ایجاد می‌کند. هنگامی که سیستم ها جدا نگهداری می شوند، داده ها باید به صورت دستی به اشتراک گذاشته شوند. بنابراین، اگر ماژول منابع انسانی یکپارچه ندارید، ممکن است برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات نیاز به قالب‌بندی مجدد داشته باشید، که ممکن است مستعد خطای انسانی باشد.

برای آشنایی بیشتر با سایر ماژول های یک سیستم ERP،‌ می توانید به مقاله “چگونه ERP به بهبود بهره وری کسب و کارها کمک می کند؟” مراجعه نمایید.

منبع:

https://www.openhrms.com/blog/role-of-erp-in-hrm/

http://rhrsolutions.in/in/web/hr_module.php