چه زمانی یک شرکت به ERP نیاز دارد؟
استفاده از یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) برای هر کسب و کاری یک سرمایه گذاری سرنوشت ساز محسوب می شود. در مقاله ” ERP مخفف چیست و از چه اجزایی تشکیل شده است؟” می توانید بیشتر در رابطه با مفهوم ERP مطالعه نمایید. شاید تصمیم به خرید ERP برای شرکت های کوچک و متوسط تصمیم سخت و مهمی باشد، اما برای هر کسب و کار متوسطی که به دنبال افزایش مقیاس است، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشد. این سیستم ها برای ساده کردن فرآیندهای کاری و داده ها، و اطمینان از مقیاس بندی یکپارچه و کارآمد عملیات یک شرکت ضروری هستند. بنابراین، سوال این نیست که آیا یک شرکت به ERP نیاز دارد یا خیر؟ سوال این است که زمان خرید سیستم ERP چه وقتی است؟ پاسخ این سوال به نوع کسب و کار بستگی دارد، اما به طور کلی، هر چه زودتر ERP را در جریان کاری خود وارد کنید، بهتر است.
با این وجود، ممکن است به نظر برسد که زمان دقیق و مشخصی برای انجام چنین سرمایه گذاری مهمی وجود ندارد. برخی شاخص های کلیدی وجود دارند که به تعیین زمان مناسب خرید ERP به شما کمک می کنند. اگر کسب و کار شما به صورت مکرر با مسائلی که در ادامه ذکر می کنیم مواجه می شود، احتمالا زمان آن رسیده است که خرید یک سیستم ERP را در دستور کار خود قرار دهید.
-
فرایندهای موجود در کسب و کارتان به درستی اجرا نمی شوند
آیا کسب و کار شما چندین نرم افزار دارد که داده های مشابهی را ذخیره کرده اند؟ نرم افزارهای زیاد می توانند منجر به ناکارآمدی بسیاری از فرآیندها شده و ردیابی داده های دقیق و به موقع را دشوار کند. عامل دیگری که میتواند منجر به ناکارآمدی فرایندها شود، داشتن تعداد زیادی فرآیند دستی است که میتوانند خودکار شوند. اتوماسیون مدل کسب و کار شما را ساده میکند و امکان افزایش بهره وری و سود را فراهم میکند.
اگر به دلیل فایل های متعدد، نرمافزارها و برنامههای زیاد با مشکل مواجه میشوید، به یک سیستم ERP نیاز دارید که بتواند همه اینها را در یک رابط کاربری آسان و همه کاره ادغام کند. شما می توانید عملیات متفاوت را در یک فضای کاری مرکزی ادغام کرده و فرایندهای تکراری را حذف کنید. با یک سیستم ERP، گردش کار شما کارآمدتر می شود، شفافیت بین تیم ها افزایش می یابد و بهره وری بالاتر می رود.
علاوه بر این، ممکن است مشتریانتان از شما اعتبارها و یا گواهی های کیفی به آن ها ارائه کنید. در حالی که کسب اعتبار می تواند یک فرآیند طولانی باشد، با وجود یک سیستم ERP خوب به طور قابل توجهی آسان تر می شود. شما به یک سیستم ERP نیاز دارید تا از فرآیندهای سرتاسری کسب و کارتان پشتیبانی کند و به شما اطمینان دهد که فرآیندها مطابق استانداردها پیش می روند. چک لیست هایی را میتوان در یک سیستم ERP تعبیه کرد تا تضمین کند رویهها رعایت میشوند.
-
امکان گزارش گیری درست از داده هایتان را ندارید
آیا گرفتن گزارش ها از داده های کسب و کارتان مشکل ساز شده است؟ اگر کسبوکار شما زمان زیادی را صرف جمعآوری دادهها برای گزارشها میکند، به این دلیل است که نرمافزار شما اطلاعات مورد نیازتان را ارائه نمیدهد، یا نمیدانید کجا باید دادههای صحیح را جمعآوری کنید. در این موقعیت بهتر است به خرید یک سیستم ERP فکر کنید. سیستمهای ERP می توانند یک منبع واحد از دادهها را با عملکرد گزارشدهی خودکار فراهم کنند که گرفتن گزارشها را ساده و سریع می کند.
-
امکان تجزیه و تحلیل درست کسب و کار و داده های خود را ندارید
آیا ردیابی و نظارت بر معیارهایی مانند سطوح بهره وری کسب و کارتان برایتان دشوار است؟ کلید داشتن یک کسبوکار کارآمد، این است که در زمان نیاز، دادههای کاربردی و مرتبط با عملکرد را به طور دقیق در دسترس داشته باشید. یک سیستم ERP می تواند معیارهایی که نظارت بر کسب و کار را برایتان آسان تر می کند در اختیارتان قرار دهد. به این ترتیب می توانید مطمئن شوید که کارمندان و سازمان شما به طور کلی بر روی حوزه هایی که نیاز به بهبود دارند تمرکز می کنند. همچنین می توانید حوزه های تجاری که به خوبی کارشان را انجام می دهند تجزیه و تحلیل کنید تا بتوانید کارهای مشابه بیشتری انجام دهید.
بهترین تصمیمات تجاری از پس بینشها و آگاهی دقیق از کسب و کار بر می آیند. این بینش به راحتی از طریق معیارهای تجاری دقیق و ابزارهای تجزیه و تحلیل دادهها که اغلب در سیستمهای ERP ساخته میشوند، به دست می آید. با یک سیستم ERP حتی میتوانید همه چیز را خودکار کنید و این امکان را داشته باشید که تغییرات در دادهها و عملکرد را همانطور که در زمان واقعی اتفاق میافتد ببینید و آن را با روندهای بازار مقایسه کنید.
-
نرم افزارهای گران قیمت زیادی دارید
بدون ERP، احتمالاً برای مدیریت داده ها و گردش کار خود از چندین نرم افزار متفاوت استفاده می کنید. اما داشتن چندین پلتفرم حاوی تکههای داده (که حتی ممکن است تکراری باشند) ناکارآمد و هزینه بر است. همچنین ممکن است بیش از حد پیچیده باشند، که این امر می تواند مانع بهره وری کارکنان شما شود. علاوه بر این، شرکتهای در حال توسعه ممکن است متوجه شوند که خیلی سریع از نرمافزارهای فردی خود پیشی گرفته اند و مجبور به ارتقا (و هزینه بیشتر) یا تغییر مداوم برنامهها (که به آموزش اضافی نیاز دارد) هستند.
یک ERP میتواند همه چیز را در یک پلتفرم ادغام کند که دارای انعطاف پذیری برای قرار دادن بخشهای مختلف و حجم زیادی از دادهها باشد، در حالی که هنوز امکان رشد و ارتقا دارد. همچنین تمام فرایندها را در یک رابط واحد اجرا می کند و زمان یادگیری نرم افزارهای مختلف را برای کاربران کاهش می دهد.
-
نمی توانید تقاضای مصرف کننده را پوشش دهید
رشد یک کسب و کار به موازات افزایش تقاضای مصرف کنندگان برای محصولات و خدمات آن است. عدم تطابق با تقاضای فزاینده میتواند موجب سقوط هر شرکت مقیاسپذیری باشد. در صورتی که با قرار دادن یک سیستم ERP میتوان به راحتی از آن جلوگیری کرد. با یک ERP، شرکت ها می توانند بهتر روابط با مشتری را مدیریت کنند، داده ها را سازماندهی کنند و موانع را ردیابی کنند، چرا که همه چیز در یک داشبورد ادغام شده و در اختیارشان است.
-
وظایف مالی بیش از حد وقت گیر هستند
در دنیایی که تکنولوژی حکومت می کند، منطقی نیست که شرکت های در حال رشد همچنان امور مالی خود را بر روی کاغذ انجام دهند. با یک سیستم ERP، میتوانید با حسابداری و گزارشدهی مبتنی بر کاغذ، که میتواند منجر به ساعتها، هفتهها و ماهها کار طاقتفرسا شود خداحافظی کنید. یک ERP این وظایف را در زمان کوتاهی انجام میدهد و به کسبوکارها کنترل بهتری بر اطلاعات مالی میدهد.
-
خطاهای انسانی روز به روز در حال افزایش اند
یک سیستم ERP به شما این فرصت را می دهد که خطای انسانی را به میزان قابل توجهی کاهش دهید. در جایی که بخش های مختلف کسب و کارتان از سیستم های مستقل خود استفاده می کنند، داده های نادرست یا متناقض را می توان در هر سیستم و نرم افزاری وارد کرد. با نرم افزار ERP، همه چیز با هم جمع می شود، بنابراین اطلاعات فقط یک بار باید وارد شوند. این اطلاعات در کل سیستم جریان می یابد و هر بخش به داده های اصلی صحیح دسترسی دارد. و از آنجایی که وظایف و فعالیتها نیز در یک سیستم هستند، بررسی وضعیت آنها ساده است، بنابراین وقتی کارکنان شما در تعطیلات یا مریض هستند، هیچ چیز از بین نمیرود.
اگر شما هم با این نشانه های نیاز به ERP در سازمان خود مواجه هستید، زمان آن فرا رسیده است اقدام به خرید و استفاده از یک سیستم ERP را در نظر بگیرید.
منابع:
https://blog.nbs-us.com/when-does-a-company-need-an-erp
https://emax-systems.co.uk/9-reasons-why-companies-need-erp-system/
https://www.bergankdv.com/resources/blog/when-does-a-company-need-an-erp-system/